「で、この数字から何が言えるの？」に、AIで答える。日次レポートの「示唆」と「打ち手」を下書きさせた話

毎朝、前日の実績をまとめたレポートが社内のチャットに届きます。数え方を決めて、自動で届くようにした話は以前書きました。

届くようになってしばらくして、「で、この数字から何が言えるの？」と聞かれました。今回は、その問いに答える文章をClaudeに下書きしてもらい、使いながら指示を直してきた話です。

数字は届くのに、読み方は毎回わたしの頭の中にありました

レポートに並んでいるのは数字だけです。前日の件数、当月の累計、目標に対する進み具合。
読む側が知りたいのは、その先でした。

• この数字は良いのか、悪いのか

• 一時的な落ち込みなのか、続いているのか

• だから今日、何を変えるのか

これを毎朝、わたしが頭の中で補っていました。補い方は、その日の忙しさで変わります。忙しい日は、補わないまま流れました。そして補った内容は、どこにも残っていませんでした。

書かせる欄を先に決め、繰り返し指摘した注意は手順に書き込みました

Claudeには、当日のレポートと直近5営業日分を読ませ、「示唆」と「アクション」を分けて書いてもらっています。示唆は数字から読み取れること、アクションはやることです。チャットへの投稿はさせず、わたしがドラフトを直してから送ります。
使い始めてすぐに、直したいところが出てきました。直した順に書きます。
１）「データ制約」の欄を、出力の型として先に作った AIは、聞かれれば何かしら答えます。数字から言えないことまで、言えるように書いてしまいます。そこで、推測で書いた部分や概算で出した部分を必ず書く欄を設けました。欄があると、言えないことを本文に混ぜずにそちらへ書くようになりました。
２）全部の指標に触れさせないようにした 最初の出力は、指標を一つずつ順に説明していました。これでは、読む側はどれが大事なのか分かりません。「判断が必要な論点だけに絞る」「項目数を無理に増やさない」と指示を足しました。
３）同じ注意を3回したら、手順の本体に書き込むようにした いちばん効いたのはこれです。直したはずの癖が、数日たつと戻ってきました。たとえば次のようなものです。

• 投稿用の所感が、言い切りではなく「です・ます」に戻る

• 月内に残っている休業日に触れ忘れる

• コール数に、目標に対する進み具合を書き添える

コール数は、目標に対する進み具合では評価せず、件数とつながった割合だけを見ると決めていました。それでも、数日たつと所感に進み具合の書き方が戻ってきました。
最初は、注意点を別のメモに残して参照させていました。それでも同じ指摘を3回しました。別のメモは、毎回読まれるとは限らないからです。
そこで、注意点を手順そのものに組み込みました。あわせて、提示する直前に「この語が残っていないか」を確かめる一文を足しました。確かめる語を具体的に並べてあるので、チェックは機械的にできます。何度指摘されたかも、その条件がある理由として手順に書いてあります。

数字と読み方と打ち手が、日付ごとにそろって残るようになりました

内容が確定したら、その日の示唆・アクション・直近の推移・データ制約を、日付をつけたファイルに保存しています。
以前残っていたのは、数字だけでした。その日どう読んで、何をすると決めたかは残っていませんでした。いまは日付ごとに、次の3つがセットで残ります。

• その日の数字と、直近の推移

• そこから読み取ったことと、決めた打ち手

• その時点で分からなかったこと

3つ目が残るのが大きいと感じています。あとから読み方が外れていたと分かったとき、判断を誤ったのか、その時点では分からなかったのかを分けて見られます。
月の終わりに、月初に書いた示唆と実際の着地を並べることもできます。数字そのものに加えて、数字の読み方が記録として溜まるようになりました。

おわりに

AIへの指示は、一度では完成しませんでした。使って、同じところで3回つまずいて、ようやく手順に書き込む。その繰り返しです。
送信ボタンは、いまもわたしが押しています。次は、追うべき先を洗い出す仕組みの話を書こうと思います。