日本企業と韓国企業、英語メール対応はどう違うのか

海外からの問い合わせを「後回し」にしない1人の海外営業を支えるAIエージェント活用法

「海外営業で、せっかく問い合わせが来ても、結局後回しにしてしまうんです。英語メールの意図を読み解くだけで時間がかかってしまって」

先週、都内で開催された製造業向けの展示会でのことです。

閉場のアナウンスが流れ、慌ただしく撤収作業が進む中、隣のブースだった機械部品メーカーの担当者が、ため息まじりにこうこぼしました。

最近は、自社のウェブサイトやAlibaba.comなどのBtoBプラットフォームを通じて、海外企業から月に数十件の問い合わせが届くようになったそうです。

本来であれば、新たな商談につながる可能性を持った貴重な機会です。しかし、その担当者の表情は明るくありませんでした。

国内の既存顧客への対応に追われる中、海外から届く長文の英語メール。専門用語が並ぶ仕様確認、サンプルの依頼、MOQ（最小発注数量）や納期に関する質問、見慣れない国の取引慣行。

メールの内容を翻訳し、社内の技術部門に確認を取り、その回答を再び英語にして返信する。この一連の作業を考えるだけで気が重くなり、つい「時間ができてから対応しよう」と、受信トレイの奥に追いやってしまうと言います。

「ようやく時間ができて、3日後に返信した頃には、もう相手から反応がないこともあります。機会損失だとは分かっているのですが、私一人ではどうにも回らなくて……」

この話は、決して特殊な例ではありません。

海外営業に関する相談の現場では、これとよく似た悩みを繰り返し耳にします。

海外からの問い合わせが、受信トレイで止まる理由

海外企業から届く問い合わせは、少なくとも自社の製品や技術に何らかの関心を持ってもらえたサインです。

ただし、その温度感は一様ではありません。

すぐに具体的な商談へ進む可能性がある案件もあれば、単なるカタログ請求、情報収集、仲介業者からの連絡、営業スパムも含まれます。

したがって重要なのは、すべての問い合わせに同じ時間をかけることではありません。届いた問い合わせを早い段階で分類し、優先順位をつけ、必要なものに適切な対応を行うことです。

ところが、多くの企業では、この分類作業から翻訳、社内確認、返信、フォローアップまでを、一人の担当者が担っています。

JETROの「2025年度 第24回 日本企業の海外事業展開に関するアンケート調査」では、海外ビジネスを行う企業の85.2％が、海外展開を担う人材について「人数が不足している・確保できていない」と回答しています。さらに、88.9％が、必要な能力や適性についても「不足している・期待水準を満たさない」と回答しています。

つまり、海外からの問い合わせ対応が止まってしまう背景には、担当者個人の英語力や努力不足ではなく、限られた人員に複数の業務が集中しているという構造的な問題があります。

そこには、大きく3つの壁があります。

1．時差の壁

欧米の企業が通常の営業時間中にメールを送ると、日本では深夜や早朝に届くことがあります。

時差そのものをなくすことはできません。しかし、翌朝にメールを確認してから、内容の理解や社内確認にさらに時間がかかれば、最初の反応まで丸一日以上空いてしまうことがあります。

問題は、夜間にメールが届くことではありません。

営業開始後も、受付確認や回答予定日の案内が送られないまま、相手を待たせてしまうことです。

2．言語と文脈の壁

海外からの問い合わせは、単語を日本語に置き換えるだけでは正確に理解できません。

相手が求めているのは、サンプルなのか、見積書なのか、代理店契約なのか。それとも、具体的な仕様を満たせるサプライヤーを探しているのか。

MOQ、支払条件、納入条件、認証、保証、カスタマイズの可否など、メールの背景にある商談の意図を読み取る必要があります。

文章そのものを翻訳できても、その問い合わせがどの程度重要で、次に何を確認すべきかを判断するには、営業と貿易実務の知識が求められます。

3．社内調整の壁

海外企業から技術的な質問を受けた場合、営業担当者だけでは回答できません。

設計、製造、品質保証、物流など、複数の部門に確認する必要があります。

しかし、問い合わせ元の企業を社内の誰も知らない場合、「本当に取引につながるのか」「どこまで対応すべきなのか」と判断され、確認作業そのものが後回しになることがあります。

その間、営業担当者は回答を待ち続け、問い合わせ元には何も連絡できない状態になります。

この3つの壁が重なることで、最終的に「返信の遅延」が発生します。

問い合わせを送った企業が、自社からの返信だけを待っているとは限りません。数日後に回答した時点で、すでに別の企業との話が進んでいる可能性もあります。

ここで見落とされがちなのは、最初の返信で完全な回答を出す必要はないという点です。

「お問い合わせありがとうございます。内容を確認のうえ、〇月〇日までに回答いたします」

まずはこのような受付確認を送り、次の連絡予定を伝えるだけでも、相手を無言で待たせる状態は避けられます。

韓国のスタートアップ事例から見えたのは、「国の差」ではなく「業務設計の差」

私たちRinda日本市場デスクは、韓国の輸出企業やスタートアップが、日本市場や海外市場へ進出する際の支援を行っています。

そこで出会う企業の多くも、潤沢な人員を抱えているわけではありません。

創業から数年の小規模なチームで、海外営業の専任担当者が一人というケースも珍しくありません。担当者は営業だけでなく、マーケティング、カスタマーサポート、展示会対応まで兼任しています。

それでも、一部の企業では、限られた人数のまま、海外からの問い合わせに継続的に対応できる体制を構築しています。

ここで強調したいのは、日本企業と韓国企業の優劣ではありません。

日本にも問い合わせ対応を高度に仕組み化している企業があります。一方、韓国にも、担当者の経験や長時間労働に依存している企業があります。

差を生むのは国籍ではなく、問い合わせ対応をどこまで業務プロセスとして設計しているかです。

仕組み化が進んでいる企業は、すべての作業を人間が最初から最後まで処理しようとはしません。

問い合わせの受付、分類、関連資料の検索、回答文の下書き、対応期限の管理といった反復性の高い業務をAIに補助させ、人間は判断、交渉、承認、関係構築に集中します。

AIを単なる翻訳ツールとして使うのではなく、海外営業担当者を支えるアシスタントとして、業務フローの中に組み込んでいるのです。

AIエージェントは、営業担当者の代わりではない

ここでいうAIエージェントとは、受信したメールを翻訳するだけのツールではありません。

設定された対象メールを確認し、問い合わせの種類を分類し、承認済みの社内資料を参照しながら回答案を作り、次に必要な作業を整理する仕組みです。

ただし、AIがすべてを自律的に判断し、自由にメールを送信する体制を意味するものではありません。

AIが担うのは、主に情報整理と下準備です。

価格、納期、保証、技術的な適合性、契約条件など、企業として責任を伴う判断は、人間の担当者が確認し、承認する必要があります。

「営業の完全自動運転」というより、人間が安全かつ迅速に判断するための「運転支援」と捉える方が実態に近いでしょう。

海外営業メールを半自動化する4つのステップ

では、「海外営業担当者1名とAIエージェント」の協業体制は、具体的にどのように機能するのでしょうか。

基本となる流れは、次の4つです。

ステップ1：問い合わせの意図と優先度を分類する

AIエージェントは、対象となる受信メールを確認し、問い合わせの内容を分類します。

例えば、次のようなカテゴリーです。

• 営業スパムや無関係な連絡

• カタログや会社案内の請求

• サンプルの依頼

• 製品仕様に関する質問

• 価格、MOQ、納期に関する問い合わせ

• 代理店契約や大口取引の提案

• 既存顧客からの問い合わせ

• クレームや緊急性の高い連絡

さらに、問い合わせ内容の具体性、希望数量、導入時期、企業情報などを基に、優先度を整理します。

AIの判断に確信が持てない場合は、無理に分類を確定させず、「担当者による確認が必要」と表示する設計が重要です。

これにより、営業担当者は受信メールを一通ずつ最初から読み込むのではなく、優先度の高い案件から確認できるようになります。

また、詳細な回答に時間がかかる場合でも、受付確認と回答予定日を伝えるメールの下書きを早い段階で作成できます。

ステップ2：承認済みの社内ナレッジを参照して回答案を作る

次にAIエージェントは、問い合わせ内容に関連する社内情報を検索します。

ここで重要なのは、製品カタログや仕様書をAIに漠然と「学習させる」ことではありません。

最新版として承認された製品カタログ、技術仕様書、価格表、FAQ、過去に承認された回答例などを、AIが検索・参照できる状態にすることです。

例えば、「製品Bの連続使用時の耐熱温度を教えてほしい」という質問が届いたとします。

AIは承認済みの仕様書から該当箇所を探し、その情報に基づいて英語の回答案を作成します。担当者が確認できるよう、参照した資料名や改訂日も併せて表示する設計が望ましいでしょう。

一方、資料の中に回答の根拠が見つからない場合や、複数の資料で数値が異なる場合は、AIが推測で埋めてはいけません。

その場合は、「技術部門への確認が必要」「情報が不足しているため追加質問が必要」と担当者に知らせます。

AIに何でも答えさせるのではなく、根拠がない場合には回答を止められる仕組みを作ることが、誤回答を防ぐうえで重要です。

ステップ3：人間が最終確認し、相手に合わせて調整する

AIが回答案を作成した後、営業担当者が内容を確認します。

担当者が確認するのは、英語の文法や表現だけではありません。

製品名や型番、単位、数量、通貨、価格、納期、保証条件、輸送条件、輸出管理上の制約など、企業として責任を持つべき情報が正しいかを確認します。

そのうえで、相手との関係や商談の状況に合わせて文章を調整します。

「少し表現が固いので、より親しみやすいトーンにする」

「展示会で名刺交換した相手なので、そのお礼を冒頭に入れる」

「すぐに価格を提示するのではなく、使用環境を追加で確認する」

このような判断は、単なる翻訳ではありません。顧客との関係や商談の可能性を踏まえた営業活動です。

AIがゼロから下書きを作る負担を減らし、人間が確認と価値の付加に時間を使う。これが、AIと営業担当者の基本的な役割分担です。

ステップ4：フォローアップと対応状況を管理する

海外営業では、最初の返信だけでなく、その後のフォローアップも重要です。

資料や見積書を送った後、一定期間返信がない場合、AIエージェントは状況確認メールの下書きを作成できます。

また、技術部門への確認依頼が止まっている場合には、社内担当者へのリマインドを表示したり、対応期限を営業担当者に通知したりすることも可能です。

問い合わせ内容、回答日、次回の連絡予定、商談の進捗をCRMなどに記録する作業も、一定範囲で補助できます。

ただし、フォローアップメールを自動で作成することと、自動で送信することは別です。

定型的でリスクの低い連絡に限り、社内ルールを定めたうえで自動送信を検討できますが、価格や条件交渉を含むメールは、人間の承認を経て送信するのが原則です。

自動化を始める前に決めるべき3つのルール

AIを導入するだけで、海外営業の課題が自動的に解決するわけではありません。

導入前に、少なくとも次の3点を決めておく必要があります。

1．AIに任せる範囲と、人間が承認する範囲

問い合わせの分類や受付確認の下書きはAIに任せられても、価格、納期、保証、カスタマイズ、契約、輸出管理に関する回答は、人間の確認が必要です。

どの種類のメールをAIが処理できるのか、どの条件では担当者や上長の承認が必要なのかを、事前に明文化しておきます。

2．参照する社内情報の管理責任

AIが古いカタログや未承認の価格表を参照すれば、誤った回答につながります。

使用可能な資料、最新版の管理者、更新頻度、改訂日を定め、古い情報が残らないようにする必要があります。

AIの性能だけでなく、参照する社内データの品質が回答品質を左右します。

3．機密情報とアクセス権限の管理

海外からのメールには、担当者の個人情報、図面、仕様、価格、取引条件などが含まれることがあります。

利用するAIサービスについて、入力データがどこに保存されるのか、モデルの学習に利用されるのか、保存期間はどの程度かを確認しなければなりません。

また、誰がどのメールや資料にアクセスできるのかを制限し、操作履歴を確認できる状態にしておくことも重要です。

個人向けの生成AIサービスへ、営業メールや技術資料を無条件にコピーする運用は避けるべきです。

効果は「返信速度」だけで測らない

私たちの支援案件でも、問い合わせの分類と回答案の作成を業務フローに組み込んだことで、初期対応時間が短縮した事例があります。

ただし、導入効果は、問い合わせ件数、社内資料の整備状況、承認フロー、製品の複雑さによって異なります。

そのため、単一の平均値だけで成果を判断するのは適切ではありません。

確認すべき指標には、次のようなものがあります。

• 問い合わせ受信から最初の返信までの時間

• 詳細な回答を完了するまでの時間

• 商談やオンラインミーティングにつながった割合

• 誤回答や修正対応の件数

• 未返信のまま止まっている問い合わせ件数

• 担当者がメール対応に費やした時間

返信が速くなっても、誤った情報を送ったり、商談につながらなかったりすれば、十分な改善とは言えません。

スピード、正確性、商談化、担当者の負担を組み合わせて評価する必要があります。

「人間がやるべき仕事」の純度を上げる

AI導入の目的は、営業担当者を不要にすることではありません。

言語変換、情報検索、文章の下書き、対応期限の管理といった反復作業をAIが補助することで、営業担当者が本来向き合うべき仕事に時間を使えるようにすることです。

顧客が本当に解決したい課題を聞き出す。

オンラインミーティングで相手の反応を見ながら、提案内容を調整する。

社内の開発部門と連携し、顧客の用途に合わせたカスタマイズを検討する。

取引条件を交渉し、長期的な信頼関係を築く。

こうした仕事には、相手の状況を理解し、自社として責任ある判断を下す人間の役割が欠かせません。

AIがルーティン業務を引き受けることで、営業担当者は、人間が責任を持つべき判断と関係構築に集中できます。

問い合わせ対応は、個人の根性ではなく仕組みで改善する

海外からの問い合わせを後回しにしてしまうのは、必ずしも担当者の英語力や意欲が不足しているからではありません。

問い合わせの分類、翻訳、社内確認、回答作成、フォローアップが、一人の頭の中と受信トレイだけで管理されていることに原因があります。

最初からすべてを自動化する必要はありません。

まずは過去1カ月分の問い合わせを整理し、どの工程で対応が止まっているのかを確認することから始められます。

メールの分類に時間がかかっているのか。

技術部門からの回答待ちが長いのか。

英語の文章作成が負担なのか。

それとも、返信後のフォローアップを忘れてしまうのか。

ボトルネックが分かれば、最初にAIを導入すべき範囲も見えてきます。

問い合わせの分類と回答案の作成から始め、人間の確認を残したまま、小さく運用する。そこで得られた結果を測定し、問題がなければ少しずつ対象業務を広げていく。

それが、現実的で安全な導入方法です。

あなたの会社の受信トレイには今、返信を待っている海外からのメールが残っていないでしょうか。

その一通を開くことが億劫に感じられるとしたら、それは個人の能力不足ではありません。

海外営業の戦い方を、担当者個人の努力から、再現可能な業務の仕組みへ変えるタイミングなのかもしれません。

海外からの問い合わせ対応で、どの工程に最も負担を感じているでしょうか。現場で抱えている課題があれば、ぜひコメントで教えてください。

Rinda日本市場デスクでは、海外問い合わせ対応の業務整理や、AIエージェントを活用した運用設計についてご相談を受け付けています。

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