Zoom Phone で営業電話を録音・文字起こしする、始める前に決めること
ある会社のインサイドセールスの立ち上げを手伝ったときのことです。電話を Zoom Phone に切り替えたその週に、管理者の方が「せっかくなので全部録音にしておきました」と言いました。
設定は数分で終わったそうです。困ったのはそのあとでした。
三日目に、メンバーの一人から「自分の電話、誰が聞いてるんですか」と聞かれて、誰も答えられなかった。次の週には、お客様から「録音しているなら最初に言ってほしかった」と言われた。そして録音はたまる一方で、誰も聞いていない。
録音そのものはボタン一つで始まります。始める前に決めておくことのほうが、ずっと多いんですよね。
全部録るか、発信だけ録るか
Zoom Phone の録音には入り方が二つあります。管理者が設定で決めておく自動録音と、通話中に本人が画面のボタンで始めるその場の録音（公式の説明ではアドホック録音）です。
自動録音は、着信だけ、発信だけ、両方、のどれを録るかを選べます。設定の単位も会社全体、拠点、グループ、通話キュー、一人ずつと分かれていて、上の階層で固定しておくと、下では変えられなくなります。
営業チームで始めるなら、私は「営業のグループだけ、発信を自動で」から入るのを勧めています。テレアポも折り返しも発信なので、育成に使いたい会話はほぼここに入る。着信まで全部録ると、総務あての電話や社内の連絡まで混ざって、あとで探すのが大変です。
その場の録音だけで回しているチームもあります。本人が振り返りたいと思った電話だけ残るので、量は少なくても中身は濃い。ただ、うまくいかなかった電話ほど録られない、という偏りは出ます。
設定の画面には、相手の声を入れずに自分の声だけを録る片側録音という選択肢もあります。これは追加のライセンスが必要で、案内の音声も流れません。営業の振り返りでは、お客様が何と言ったのかが分からないと使いにくいので、私はあまり勧めていません。
相手に何と伝えるか
ここは設定より先に、社内で話し合っておくところです。
Zoom Phone には、録音が始まったときに相手へ案内の音声を流す設定があります。着信なら、つなぐ前に録音の案内を流して、相手が録音を断れるようにもできる。断った場合、その通話は最後まで録音されません。「1 を押して同意」の形にしたり、録音中に一定の間隔で小さな音を鳴らしたりする設定もあります。
どこまでやるかは、業種や扱う情報で変わります。私は法律の専門家ではないので、ここは社内のルールと、必要なら専門家に確認してから決めてください。
営業の現場の感覚で一つだけ言うと、自動の案内が流れても、最初の一言で自分から添えたほうが空気はやわらかくなります。
「品質向上のため録音させていただいております。○○社の△△と申します」
うちの新人は、これを自然に言えるまで二週間くらいかかりました。言わないと、案内のあとの一瞬の沈黙が妙に気まずいんです。
誰が聞けて、いつ消えるか
あの「誰が聞いてるんですか」に答えられなかったのは、単に決めていなかったからです。
録音はクラウドに保存されます。会社の管理者は管理画面の録音の一覧から全員の録音を聞けて、役割の設定で「このグループの録音はこのマネージャーが聞ける」という権限を渡せます。本人に自分の録音を聞かせるか、ダウンロードや削除までさせるかも分けて決められます。録音は MP3 でダウンロードもできる。
消すほうも決めておきます。自動録音には、保存期間を過ぎたら自動で消す設定があります。消したものはいったんゴミ箱に入り、そこから完全に消すと元に戻せません。
一番の抜け道は、ダウンロードした MP3 が誰かのパソコンに残り続けることです。ダウンロードの権限は、最初は絞っておいたほうが安心です。
決めたことは、メンバーに先に伝えます。「聞けるのは本人とリーダーだけ。○か月で消える。点数をつけて査定に使うことはしない」。最後の一文があるかないかで、メンバーの顔つきがだいぶ違いました。
文字起こしと要約は、一本試してから
録音の文字起こしは、設定で許可しておくと、録音を再生したときに文字が一緒に表示されます。言語を選んで起こし直すこともできます。
AI による通話の要約もあります。本人が通話中に始めるか、管理者が自動で要約する設定にしておくと、通話のあと、通話履歴から要約を読めます。要約を始めたときに相手へ案内を流す設定もある。公式の対応言語の一覧には日本語が入っていますが、地域や契約によって使えない場合がある、とも書かれています（2026年10月時点）。
固有名詞や業界の言葉の聞き取りは、会社によって差が出ます。全員に広げる前に、自分の電話を一本録って、文字起こしと要約を読んでおくと安心です。うちの社名が毎回ちがう漢字で出てきたときは、ちょっと笑いました。
もう一つ。個人情報を自動で伏せる機能は、公式の説明では英語の内容だけが対象です。日本語の通話では伏せ字に頼らず、聞ける人と保存期間で守る前提にしておきます。
使える機能は、Zoom Phone の通話プランやライセンスの種類で変わります。録音や要約がいまの契約に入っているかは、公式の料金ページと管理画面で確かめてから始めたほうが確実です。
録ったあと、何に使うか
冒頭の会社で録音がたまる一方だったのは、聞く時間が決まっていなかったからです。
そこで、週に一回十五分だけ、一人一本をリーダーと一緒に聞くことにしました。選ぶのは本人で、条件は「相手の反応が変わった電話」。聞き終わったら、良かった一言を一つだけメモに残します。
最初の週に選ばれた一本は、新人の女の子が受付の方から担当者に取り次いでもらえた電話でした。本人は「たまたまです」と言っていたんですが、聞き返すと、名乗ったすぐあとに「三十秒だけ、お時間よろしいですか」と先に時間を区切っていた。それをメモに書いて貼っておいたら、翌週はチームの全員が真似していました。
全部を聞き返すのはさすがに無理なので、最近は録音を AI に採点してもらって、良かった一言と惜しかった一言を先に拾っておくやり方もあります。リーダーはそこから聞けばいいので、十五分で足ります。
「全部録音にしておきました」と言った管理者の方は、いまは「何を聞くかを先に決めておけばよかったですね」と笑っています。
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商談カルテは、対面の商談とテレアポ・営業電話の会話を AI が採点する営業育成アプリです。電話はアプリから発信するだけで自動で採点され、良かった一言と惜しかった一言が実際の発言のまま返ってくるので、週に一度の振り返りで「どこから聞くか」に迷いません。料金は営業1名 月5,980円〜です。
