Google Workspaceを契約しているならAppSheetを活用しよう！追加費用をかけずに業務アプリを作れる可能性があります
Google Workspaceを利用している会社や事業者の皆さん。
Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー、Googleスプレッドシートなどを日常的に使っている方は多いと思います。
では、「AppSheet」というサービスをご存じでしょうか？
実は、Google Workspaceを契約している方に、ぜひ知っていただきたいサービスです。
AppSheetは、Googleが提供しているノーコードのアプリ開発ツールです。
プログラミングを一から行わなくても、Googleスプレッドシートなどのデータを活用して、業務用のWebアプリやスマートフォンアプリを作成できます。
さらに、Google Workspaceの多くのエディションでは、AppSheet Coreのライセンスが含まれています。
つまり、すでに契約しているGoogle Workspaceの内容によっては、追加のAppSheet Core契約をしなくても利用できる可能性があるのです。
今回は、Google Workspaceを利用しているのにAppSheetを知らなかった方に向けて、そのメリットをご紹介します。
1. Google WorkspaceにはAppSheetが含まれている場合がある
Google Workspaceを契約している会社では、利用しているエディションによってAppSheet Coreのライセンスが含まれている場合があります。
Googleの公式案内では、Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise Starter、Enterprise Standard、Enterprise Plusなど、対象となるエディションが案内されています。
ただし、契約形態や組織の設定、対象ユーザーなどの条件があります。
また、Business Baseなど一部のエディションには例外があります。
そのため、Google Workspaceを契約しているからといって、必ずすべてのAppSheet機能を追加費用なしで使えるわけではありません。
まずは、自社の契約エディションとAppSheet Coreの利用資格を確認してみてください。
Google Workspaceの管理者であれば、管理コンソールなどからAppSheetの利用設定やライセンス状況を確認できます。
2. AppSheetで何ができるの？
例えば、現在Googleスプレッドシートで管理している業務があるとします。
顧客情報、案件情報、在庫情報、作業報告などをスプレッドシートで管理している会社は多いのではないでしょうか。
AppSheetを利用すると、これらのデータをもとに、業務に合わせたアプリを作成できます。
例えば、次のようなアプリです。
・顧客管理アプリ
・営業案件管理アプリ
・在庫管理アプリ
・日報・作業報告アプリ
・点検記録アプリ
・備品管理アプリ
・問い合わせ管理アプリ
これまでスプレッドシートを直接開いて入力していた作業を、アプリの画面から行えるようになります。
3. Googleスプレッドシートが業務アプリに変わる
AppSheetの大きな魅力は、既存のデータを活用しやすいことです。
例えば、Googleスプレッドシートに次のような顧客情報があるとします。
会社名、担当者名、電話番号、住所、対応状況などです。
このデータをAppSheetに接続すると、顧客情報を一覧表示したり、詳細画面を作ったり、登録・編集画面を用意したりできます。
さらに、顧客情報と案件情報を関連付ければ、顧客ごとの案件状況を確認できる仕組みも作れます。
つまり、スプレッドシートを単なる表として利用するだけでなく、操作しやすい業務アプリのデータとして活用できるのです。
4. スマートフォンから業務データを登録できる
Googleスプレッドシートは便利ですが、スマートフォンから複雑な表に入力するのは大変です。
列が多い表や、入力規則が複雑な表では、入力ミスが発生することもあります。
AppSheetを使えば、スマートフォンに合わせた入力画面を作成できます。
例えば、営業担当者が外出先で顧客を訪問したとき、アプリを開いて訪問内容を入力します。
現場担当者が作業を終えたときには、作業報告を登録します。
倉庫担当者は、商品の入庫や出庫をその場で入力できます。
このように、パソコンの前に戻らなくても情報を登録できることは、業務効率化につながります。
5. Google Workspaceと組み合わせた業務改善
AppSheet単体でも便利ですが、Google Workspaceと組み合わせることで、さらに活用の幅が広がります。
例えば、次のような仕組みが考えられます。
【Googleスプレッドシート】 業務データの保存や一覧管理
【Googleドライブ】 関連資料や写真などのファイル管理
【Gmail】 条件に応じたメール通知など
【Googleカレンダー】 予定情報との連携を検討
【AppSheet】 データの登録・検索・編集・確認を行う業務画面
例えば、問い合わせ管理アプリを作成し、新しい問い合わせが登録されたら、担当者へ通知する仕組みを検討できます。
また、作業報告アプリに写真を添付し、関連するファイルを管理する仕組みも考えられます。
実現できる範囲は、AppSheetのプランや連携方法、Google Workspaceの設定によって異なります。
6. AppSheet Coreが使えるなら、まず業務改善を検討してみよう
すでにGoogle Workspaceを利用している会社では、AppSheetを使うための環境が整っている可能性があります。
それでも、AppSheetの存在を知らずに、Excelやスプレッドシートだけで業務を管理しているケースも少なくありません。
例えば、次のような業務はアプリ化を検討する価値があります。
・毎日入力する作業日報
・複数人で更新する顧客管理表
・在庫の入出庫記録
・設備や備品の点検記録
・営業案件の進捗管理
・問い合わせや依頼の受付管理
まずは、毎日繰り返している入力や確認作業を洗い出してみてください。
その中に、アプリ化することで改善できる業務があるかもしれません。
7. ただし、ライセンスと利用者の確認は重要
AppSheet CoreがGoogle Workspaceに含まれていても、すべての利用方法が無条件で認められるわけではありません。
アプリを利用する人が同じWorkspace組織のユーザーなのか、社外の人も利用するのか、必要な機能は何かなどによって、必要なライセンスが変わることがあります。
特に、社外ユーザーとの共有や高度な外部サービス連携などを行う場合は、事前に確認が必要です。
また、会社で利用する場合には、管理者による利用許可やセキュリティ設定も重要になります。
8. AppSheetは便利だが、業務に合わせた設計が必要
AppSheetはノーコードでアプリを作成できる便利なツールです。
しかし、業務で継続して使えるアプリを作るには、単にスプレッドシートを接続するだけでは不十分な場合があります。
例えば、顧客情報と案件情報の関連付け、担当者ごとの表示制御、入力漏れを防ぐ仕組み、集計方法などを考える必要があります。
最初の設計が適切でないと、利用者が増えたときに使いにくくなったり、データ管理が複雑になったりします。
そのため、実際の業務の流れを整理し、必要な機能を決めてから開発することが大切です。
まとめ：Google Workspaceをもっと活用しませんか？
Google Workspaceを利用しているなら、AppSheetも業務改善の選択肢として検討してみてください。
現在使っているGoogleスプレッドシートなどを活用しながら、自社専用の業務アプリを作成できる可能性があります。
スマートフォンから入力できるようにしたり、情報を一元管理したり、日々の作業を効率化したりすることができます。
私はシステム開発歴10年以上の経験を活かし、AppSheetによるオーダーメイドのWebアプリ開発を行っています。
「Google Workspaceを使っているが、AppSheetは使ったことがない」 「スプレッドシートで管理している業務をアプリ化したい」 「AppSheet Coreを活用して社内システムを作りたい」
このようなご相談も歓迎しています。
現在のGoogle Workspaceの利用状況や業務内容をお聞きし、適切な構成をご提案します。
業務のお悩みを解決！Webアプリを開発します。
Google Workspaceをもっと活用したい方、自社専用の業務アプリを作りたい方は、ココナラの出品サービスからお気軽にお問い合わせください。
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