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Teamsの承認アプリとkintone承認はどう使い分ける？｜軽い稟議と記録が要る申請の線引き

    ひとり社長のAI業務自動化

    「Teamsに承認アプリがあるなら、kintoneで申請アプリを作らなくてもいいのでは？」
    「申請ごとにTeamsとkintoneがバラバラで、どこで承認したか分からなくなった」

    Microsoft 365とkintoneを両方使っている会社では、承認をどちらで回すかがよく迷いのタネになります。どちらでも「承認ボタンを押す」ことはできるため、なんとなく使い始めると、申請の置き場所が散らばってしまいます。

    この記事では、Teamsの承認アプリで何ができるかを整理したうえで、kintone承認との線引きと、両方を組み合わせる方法を解説します。

    結論：「あとで使う申請」はkintone、「口頭の代わり」はTeams承認

    先に判断ルールをお伝えします。

    • 承認後に記録を探す・集計する・次の作業につなげる申請 → kintone

    • 「これでいいですか？」「OKです」で終わる、口頭確認の代わり程度の承認 → Teamsの承認アプリ

    • 迷ったら、「半年後にこの承認記録を探すか？」で考える。探すならkintone

    さらに、kintoneで承認する申請も、通知だけはTeamsに届けるのがおすすめです。承認者が普段見ているTeamsで気づけるので、「承認待ち」で止まりにくくなります。

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    Teamsの承認アプリでできること（2026年9月時点）

    Teamsの「承認（Approvals）」アプリは、Teamsの中で承認依頼を作成・送信・管理できる機能です。Microsoftの公式ドキュメントで確認できる主な機能は次のとおりです。

    • Teamsのアプリやチャットから承認依頼を作成し、承認者に送る

    • 自分が出した依頼・受け取った依頼を一覧で確認する

    • 複数の承認者を指定し、順番に承認してもらう（順次承認）

    • ファイルを添付して依頼する

    • 承認／却下以外の独自の回答選択肢を設定する

    • 組織全体やチーム単位でテンプレートを用意する

    • 外部サービスと連携した電子署名の依頼を送る

    「ちょっとした確認をチャットで流すと埋もれる」という悩みには、これだけで十分効果があります。

    テンプレートの仕様

    テンプレートを使うと、「備品購入」「休暇申請」などの入力項目と承認者をあらかじめ決めておけます。管理者は組織全体、チームの所有者はそのチーム向けにテンプレートを作れます。

    公式ドキュメントでは、次の条件も示されています。

    • テンプレートの新規作成にはMicrosoft Formsのライセンスが必要

    • 1つのチームで作れるテンプレートは最大400個

    • 1つのテンプレートで受け付けられる依頼は最大50,000件（Formsの上限に準じる）

    電子署名は別途契約が必要

    承認アプリの電子署名は、Adobe Acrobat SignやDocuSignなどの外部サービスと連携する仕組みです。利用するには、そのサービスのアカウント（契約）が別途必要です。管理者はTeams管理センターで、どの電子署名サービスを使えるようにするかを設定できます。

    「契約書に署名をもらう」用途なら便利ですが、社内の稟議にいきなり電子署名を入れる必要はありません。まずは通常の承認で十分です。

    データの保存先とライセンス

    ここは見落としがちですが、大事なポイントです。

    • 承認アプリは内部でPower Automateの仕組みを使っている

    • 最初に承認が作られたとき、承認用のソリューションが既定のDataverse環境に自動で用意される

    • 承認データはDataverseに、回答データの一部はMicrosoft Formsに保存される

    • 公式ドキュメント上、既定の環境はバックアップに対応していない

    ライセンスは、Power Automateの利用権を含むMicrosoft 365（Office 365）などのライセンスが前提です。一般的な法人向けMicrosoft 365プランであれば追加費用なしで使えるケースが多いですが、契約中のプランで使えるかは管理者に確認してください。

    Teams承認とkintone承認の比較

    • 始めやすさ｜Teamsの承認アプリ：Teamsですぐ使える ／ kintone（プロセス管理）：申請アプリの作成が必要

    • 入力項目｜Teamsの承認アプリ：テンプレートで設定（Forms） ／ kintone（プロセス管理）：自由に設計・必須化できる

    • 承認ルート｜Teamsの承認アプリ：順次承認・複数承認者 ／ kintone（プロセス管理）：金額などの条件分岐ができる

    • 記録の検索・集計｜Teamsの承認アプリ：一覧で確認する程度 ／ kintone（プロセス管理）：絞り込み・グラフ・CSV出力

    • 後続処理｜Teamsの承認アプリ：Power Automateで作り込み ／ kintone（プロセス管理）：他アプリ連携・プラグインで拡張

    • 必要な契約｜Teamsの承認アプリ：Microsoft 365のみ ／ kintone（プロセス管理）：kintoneスタンダード以上

    kintoneのプロセス管理は、ステータス（申請中・承認済みなど）、作業者、アクション（承認する・差し戻す）を設定して承認フローを作る機能です。金額が10万円以上なら部長承認を追加するといった条件分岐もできます。なお、プロセス管理はライトコースでは使えません。

    一方、Teamsの承認アプリは「今すぐ承認を1件回す」のは得意ですが、「今月の申請を部署別に集計する」「承認済みのものだけ経理に回す」といった使い方は苦手です。

    使い分けの具体例5つ

    実際の申請で考えると、線引きはこうなります。

    • 社内イベントの企画案チェック｜おすすめ：Teams承認 ／ 理由：確認できれば終わり

    • ブログ・SNS投稿の公開OK｜おすすめ：Teams承認 ／ 理由：口頭確認の代わり

    • 契約書への署名依頼｜おすすめ：Teams承認＋電子署名 ／ 理由：署名サービスと連携できる

    • 備品購入・購買申請｜おすすめ：kintone ／ 理由：金額集計と発注処理が続く

    • 出張申請・経費精算｜おすすめ：kintone ／ 理由：予約・精算・会計まで続く

    ポイントは、承認のあとに「お金」や「作業」が続くかどうかです。続くものはkintoneで記録を残し、後続処理につなげたほうが、あとから確実に楽になります。

    経費精算をkintoneでどこまで作れるかは、こちらで解説しています。
    → kintoneで経費精算はどこまでできる？作り方・標準機能の限界と「承認後」を自動化する設計

    組み合わせ方：承認はkintone、通知はTeams

    kintoneで承認する場合の弱点は、「kintoneを開かないと承認依頼に気づかない」ことです。これは、サイボウズ公式の「連携コネクタ」で解消できます。

    連携コネクタは、2026年5月20日に正式リリースされた、kintone・GaroonとMicrosoft 365をノーコードでつなぐサイボウズ公式サービスです。kintoneのレコード追加・更新・ステータス変更をTeamsに通知できます。

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    おすすめの流れは次のとおりです。

    1. 申請者がkintoneで申請する（入力・添付・金額はここに記録）

    2. ステータスが「承認待ち」になったら、連携コネクタでTeamsに通知

    3. 承認者は通知のリンクからkintoneを開いて承認

    4. 承認済みになったら、申請者にもTeamsで結果を通知

    「承認ボタンはkintone、気づく場所はTeams」と役割を分けることで、記録は1か所にまとまり、見落としも減らせます。

    料金の目安

    連携コネクタはフリープランで月3,000ステップまで無料で使えます。対象はkintoneスタンダードコース以上です。1回の通知が2ステップ程度のシナリオなら、小さな会社の承認通知は無料枠に収まることが多いでしょう（ステップ数はシナリオの作り方で変わります）。

    Teams連携の方法はほかにもあります。選び方はこちらで比較しています。
    → kintoneとTeamsを連携する方法4選｜2026年版・連携コネクタとPower Automateの選び方

    出張・購買の承認は「承認後」まで自動化する

    出張や購買の承認は、承認して終わりではありません。承認のあとに、新幹線・ホテルの予約、備品の発注、立替精算が続きます。ここを手作業で行うと、承認フローを整えても全体の手間はあまり減りません。

    kintoneのプラグイン「1approval」を使うと、Teamsで承認ボタンを押すだけで、出張の予約や備品の発注まで完了します。支払いは会社払いのため、社員の立替も不要です。Microsoft 365（Teams・SharePoint・Power Automate）とも連携できるので、「承認はTeamsで押したい、記録はkintoneに残したい」という会社にも合います。
    → 1approval｜承認と間接購買をつなぐ統合Hubプラットフォーム https://1approval.com

    よくある質問

    Q. Teamsの承認アプリだけで稟議を運用してもいいですか？

    少人数で、金額の集計や監査対応が不要な範囲なら運用できます。ただし、条件分岐や集計、承認後の処理が必要になった時点で、kintoneなど記録に強い仕組みへ移すことをおすすめします。途中で移すより、「お金が動く申請はkintone」と最初に決めておくほうが混乱しません。

    Q. Teams承認で電子署名を使うのに追加費用はかかりますか？

    Teams側の設定は管理センターで行えますが、Adobe Acrobat SignやDocuSignなど、電子署名サービス側のアカウント（契約）が別途必要です。費用は各サービスの料金プランをご確認ください。

    Q. kintoneの承認依頼をTeamsで受け取るには何が必要ですか？

    サイボウズ公式の連携コネクタを使えば、プログラミングなしで設定できます。kintoneスタンダードコース以上が対象で、フリープランは月3,000ステップまで無料です。Power Automateでも可能ですが、kintoneコネクタはプレミアムコネクタのため有償ライセンスが必要です。

    まとめ：承認の置き場所は「あとで使うか」で決める

    • 記録・集計・後続処理が要る申請はkintoneのプロセス管理で

    • 口頭確認の代わり程度の軽い承認はTeamsの承認アプリで

    • Teams承認は内部でPower Automateを使い、データは既定のDataverse環境に保存

    • kintoneで承認する申請も、連携コネクタでTeamsに通知すれば見落としが減る

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    承認フローそのものの設計（ステータス・通知・期限）は、こちらで詳しく解説しています。
    → kintone承認フローの作り方｜「承認待ち」を減らすプロセス管理・通知・期限設計

    kintoneとMicrosoft 365の役割分担を全体から考えたい方はこちら。
    → kintoneとMicrosoft 365は併用すべき？SharePoint・Power Appsとの違いと「二重投資」にならない役割分担

    ※料金・仕様は2026年9月時点の各社公式情報に基づきます。最新情報は公式サイトでご確認ください。

    参考：

     
     

    ひとり社長のAI業務自動化

     
     
    ひとり社長・少人数チーム向けに、AIとGoogle Workspaceで定型業務を減らす方法を発信。議事録、承認、情報整理、定型連絡を、手順とテンプレートで解説します。

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