営業と業務担当の分業の進め方｜元商社営業16年

営業が見積もりも手配も訪問も、ひとりで抱えていませんか。 私は機械工具商社で、営業と業務担当を分ける役にまわりました。 管理表を入れれば伝わると思い込み、営業に伝え漏れも出しています。 読み終えると、分業を始める前に何を決めておくかが分かります。

分業のルール作りから始めた

営業と業務担当を分ける仕事は、役割を決める前に、やり方を決める作業から始まりました。
私は機械工具商社に16年勤めました。最後の約1年半は、営業ではなく業務担当として、お客様を受け持ちました。
以前の職場は、営業がすべてを自分でこなすスタイルでした。営業と業務担当を分ける方法は、社内にありませんでした。
私が決めたのは、次の三つです。営業の経験を持ったまま業務を受けること。受注や見積もりの内容を、管理表を見れば分かる形にすること。営業担当との情報共有の方法を決めること。
最初は、やり方を揃えるのに苦労しました。管理表に入れておけば伝わると思い込み、営業に直接伝えなかったことがあります。

分業の前は営業が全部やっていた

営業だった頃の私の一日には、事務作業と訪問が同居していました。
午前中は、メールの処理、発注、見積書の作成、納品の準備です。午後は、お客様の工場を訪問して、納品や打ち合わせ、情報収集をします。
事務作業で困った記憶は、特にありません。強いて言えば、訪問や打ち合わせの予定が入った日です。事務作業に使える時間が少なくなり、処理が溜まることはありました。
その後、営業を離れて、業務担当になり、社内の受注と売上のシステムを更新する仕事に、約2年関わっています。

業務担当が引き受けた仕事

業務担当とは、営業の代わりに、見積もりや手配、納品の準備を受け持つ役割のことです。手配とは、メーカーなどに注文を出して、納期を押さえる仕事を指します。納品の準備は、商品をそろえて、お客様に届ける段取りを整える仕事です。
業務担当になってからの一日は、次の仕事で回りました。発注の業務、メールの処理、見積もりの依頼、見積書の作成、明日の納品の準備です。複数の工場のお客様を担当し、営業担当は別にいました。
営業だった頃の午前の仕事と並べると、発注、メール、見積書、納品の準備が重なります。午前の事務作業が、業務担当の仕事の中心になりました。訪問や打ち合わせは営業が受け持ち、事務作業は私が受け持つ形です。

営業の経験が役に立った場面

営業を経験していたので、営業の仕事の中身が分かりました。業務担当として動くうえで、役に立った場面は三つあります。
ひとつは、商品の知識があったことです。どんなことを確認する必要があるのかを、自分で答えられました。
ふたつ目は、お客様からの問い合わせです。お客様ごとの事情に合わせた回答ができました。担当したお客様には、営業の頃から付き合いのある工場が含まれています。
みっつ目は、段取りです。どの順で進めるのがよいかが、見て分かりました。メーカーへの連絡も、営業に任せず、私が進めています。

前例がなくて苦労したこと

苦労したのは、分業のやり方を一から揃えることでした。
営業と業務担当を分けた前例は、社内にありません。見本がないので、業務の処理のやり方を統一する必要がありました。やり方の統一とは、誰が、何を、どの順で行うかを決めて、同じ形で回すことです。
目指したのは、営業がすべてを伝えなくても、業務がスムーズに進む形です。依頼のたびに細かい説明が要る状態では、営業の手間が残ります。
その考えが、伝え漏れを生みました。管理表に入れておけば伝わると思い込み、営業に個別には伝えていませんでした。
お客様の納期が変わったときのことです。私は、その変更に合わせて、メーカーの納期も変更しました。営業には、メーカーの納期を変えたことが伝わっていませんでした。
このとき、営業担当がお客様から問い合わせを受けて、答えられないことがありました。納期は私が対応していたので、大きな問題にはなりませんでした。
以後、通常の処理以外のことは、営業と個別にやりとりすることにしました。
揃える難しさは、顧客管理の統一でも経験しました。そのときは、営業ごとのやり方を知るところに時間がかかっています。システム会社と組んだ仕事で、業務担当の話とは時期も内容も違うため、別の記事に書きました。

管理表とCCで情報共有を決めた

営業担当との情報共有は、管理表とメールの二本立てにしました。
管理表は、受注や見積もりの内容が、見れば分かる形にしました。載せた項目は、納期、納入の予定、いつ納入したか、いつ売上を上げたかです。案件の動きが、一つの表の上で追えます。
管理表は、サーバー経由で共有しました。メールは、基本的にCCを入れて送ります。CCとは、宛先の人以外にも、同じメールの写しを送る機能のことです。営業担当をCCに入れておくと、やり取りの流れが、営業にも見えます。
前の章のとおり、管理表に入れるだけでは伝わらなかった場面がありました。表と、メールのCC。二つで共有する形に落ち着いています。
分業のスタイルを確立できたことは、良かったと感じています。このやり方は、職場でも認められました。
効率の変化を、数字では示せません。私は、業務担当に変わったときに分業が始まっています。業務担当として、分業の前の数字がないためです。
ルールを共通の形に揃えて、引き継ぎを楽にした経験は、受注台帳の仕事にもあります。1営業あたり月280分の時短につながった話です。業務担当になる前の仕事なので、別の記事に分けて書きました。

今日の一歩

いま営業が自分で抱えている事務作業を、1週間分だけ書き出しましょう。仕事ごとに、かかった時間も横にメモします。発注、メール、見積書、納品の準備。書き出した一覧に線を引くと、業務担当に渡す仕事と営業に残す仕事が見えてきます。
次に、渡す仕事ごとに、営業が知っておくべきことを決めましょう。私の失敗は、納期の変更でした。管理表に載せる項目と、営業へ直接伝える項目を、分けて決めておきます。納期のように後から動く項目は、直接伝える側に入れておくと安心です。