営業の事務作業、AIに渡せる5場面｜元商社営業16年が振り返る
議事録、見積書、納期の管理表。営業の事務作業に、時間を取られていませんか。 商社時代の私も、営業会議の手書き議事録に1〜2時間かけていました。 当時AIが使えたら何を渡したか。想像で振り返りました。 読み終えると、自分の事務作業のうち、AIに渡す場面を1つ選べます。
AIに渡せる場面は5つあります
商社時代の私は、手配漏れを起こしたことがありました。顧客の注文書を、紙のまま管理していた頃です。
漏れていたのは、工作機械で使う部品。納期が約3か月かかる製品でした。気づいたのは、1か月ほどたってからです。メーカーに納期を確認して、手配されていないと分かりました。
すぐに急ぎの手配をお願いしましたが、顧客の納期には間に合いません。その段階で顧客に連絡し、謝罪しました。この件をきっかけに、管理表で管理するようにしました。
発覚してからの動き方は、別の記事にまとめています。
紙の注文書も、管理表の空欄も、人が見落としやすい場所です。当時AIが使えたら、見落としを拾う役を任せられたかもしれません。
以降は、私の想像です。実際に起きた話ではありません。
AIに渡せたと思う場面は、次の5つです。
議事録：会議のメモを渡して、下書きを作ってもらう
注文書・見積書：ひな形を渡して、指示一つで作ってもらう
納期管理：管理表を渡して、手配の空欄を探してもらう
過去資料：探したい資料を、言葉で伝えて探してもらう
返信メール：難しい内容は、たたき台を作ってもらう
どの場面でも、AIの役目は下書きまでと決めます。
仕事を手放すのではなく、見落としを拾う目を1つ増やす。
議事録は30分以内に収まりそう
議事録を書いていたのは、月1回の営業会議です。手書きで、1回に1〜2時間かかりました。
会議のメモを渡せば、下書きを作ってもらえたはずです。私の想像では、**議事録は30分以内に収まったと思います。**浮いた時間は、顧客への連絡や次の商談の準備に回せたはずです。
任せるのは、メモを文章に整える作業まで。決まったことと宿題が、会議の内容と合っているか。会議に出ていた私にしか、判断できません。
録画から議事録を作る手順は、現職の仕事で実際に試しています。商社時代の話ではないため、流れは別の記事に譲ります。
注文書と見積書は指示一つで作れる
注文書と見積書は、自分の手で作っていました。内容にもよりますが、1件に15〜30分かかります。
ひな形を先に渡しておけば、品名と数量、希望納期を伝えるだけで、下書きが出てきたはずです。15〜30分の作業が、確認だけに近づきます。
気をつけるのは、数字です。品名、数量、金額、納期のどれか1か所でも違えば、顧客の信頼に響きます。下書きが出たあとは、元の注文内容と1行ずつ照らし合わせる。数字の確認は、AIが入っても省かず、人が行います。
納期の管理表は漏れ探しに向く
納期の管理は、商社営業の大事な仕事でした。手配漏れのあとは、紙の注文書だけで追うのをやめ、管理表で管理するようにしています。
管理表は、受注日から売上日まで12項目です。
受注日、品名、型式・図番、数量、単価、金額。仕入れ単価、仕入れ金額、入荷予定日、入荷日、納品日、売上日。1つの注文を、1行で追えます。
校正機器の依頼は、納期の1.5か月前から動くルールにしていました。日付を見落とすと、後ろの段取りがすべてずれます。
この管理表なら、「受注日があるのに、入荷予定日が空欄の行を教えて」と頼めたはずです。チャックの手配漏れは、まさにその状態でした。人が1行ずつ目で追う前に、AIが一巡してくれます。
手配漏れを防げたかどうかまでは、分かりません。私が気づいたのは、1か月後でした。それでも、見落としを拾う目が1つ増えれば、気づく日は早まったと思います。
入荷予定日そのものは、AIには出せません。納期を知っているのはメーカー。AIが指摘した行は、メーカーへ自分で確認します。
見落としをゼロにするのではなく、気づく日を早める。
資料探しとメールは下書きの役
過去の資料は言葉で探してもらう
過去の資料は、会社のサーバーから探していました。
「去年の○○向けの見積書」のように言葉で伝えれば、候補を出してもらえたはずです。探す時間が減れば、顧客への回答も早まります。
ただし、サーバーの資料をAIに読ませるには、会社の許可が要ります。個人の判断で、社外のAIに資料を渡してはいけません。
難しい返信は、たたき台から始める
商社時代に困ったのは、顧客に状況や仕様を説明するメールの作成でした。
今なら、伝えたい内容を箇条書きで渡して、文章の案を出してもらえたはずです。ゼロから書くより、直す作業から入れるのが違いです。
現職では、書き出しに迷うメールのたたき台をAIに頼んでいます。白紙から始めずに済みます。
とはいえ、AIは、届いたメールに書かれていない事情を知りません。事実関係は、自分で確かめてから送ります。
連絡の早さは、気づく日で決まる
手配漏れを謝罪したとき、顧客はこう言ってくれました。「早く連絡してくれたので、生産の段取りはするので大丈夫」。責められたのではなく、連絡の早さを見てもらえたのです。
連絡できるのは、気づいた日からです。私が気づいたのは、1か月後でした。気づく日が早まれば、メーカーへの相談も顧客への謝罪も、その分早まります。
納期が約3か月かかる製品では、1日の差がそのまま、顧客の動ける時間の差になるのです。
AIが事務作業の時間を減らしても、営業の価値は連絡の早さと確認の正確さにあります。浮いた時間は、顧客への電話に使いたい。今の私は、そう考えます。
最後の確認は人に残ります
場面ごとに、人が確認することを並べました。
確認は、AIが入る前から営業の仕事でした。AIが入って減るのは、作る時間。確かめる責任は、そのまま残ります。
AIの出番は、下書きと指摘まで。
貼る前に、会社のルールを確かめる
会社にAIの利用ルールがある場合は、ルールが最優先。
ルールがない場合も、顧客名・金額・個人情報は、貼る前に置き換えます。社名は「A社」、金額は「○円」。置き換えても特定されそうなら、貼りません。
今日の一歩は管理表の空欄探し
手元の納期管理表から、10行ほどを選びましょう。社名は「A社」などに置き換え、単価と金額の列は消します。
AIに貼って、「受注日があるのに、入荷予定日が空欄の行を教えて」と頼んでみましょう。
見つかった行は、元の管理表で自分で確かめます。空欄が1つ見つかれば、試した価値は十分です。
