【CSが答える】よくある質問に回答！part2〜導入初期の隠れたつまずきポイントはここ！〜

こんにちは！Eight Teamでカスタマーサクセスを担当している米子です。

今回は、【CSが答える】よくある質問に回答！シリーズの第2弾として、〜導入初期の隠れたつまずきポイントはここ！〜をお届けします。

前回の第1弾では〜Eight Team、どう始める？〜と題して、「紙で集めてきた名刺はどうすればいい？」「まずは数人から始めても大丈夫？」といった質問に回答してきました。

今回は、実際にEight Teamを導入し、使い始めたときに「あれ？」「これってどうなるの？」とつまずきやすいポイントを取り上げます。

今回お答えしたいのが、こちらの4つ。
「メンバーを招待したのに、なかなか全員そろわない！どうして？」
「スマートフォンでの名刺取り込み、もうすこし効率化できないかな？」
「名刺の共有・非共有、まとめて設定できない？」
「同じ人の名刺を複数メンバーが持っているけど……これってどうなる？」

どれもチームにメンバーを招待し、名刺を共有し始めたからこそ、気になってくるポイントです。

本記事では、導入初期につまずきやすい場面を思い浮かべながら、ぜひ確認してほしい機能や、知っておくと便利な使い方をお伝えします。

Q1．メンバーを招待したのに、なかなか全員そろわない！どうして？

「メンバーをEight Teamに招待したのに、なかなか全員入ってこない」「なぜか参加できないと言われてしまった」
最初の準備で止まってしまうと、管理者の方も困ってしまいますよね。

そんなときは、「招待の有効期限」と「招待したメールアドレス」を確認してみてください。

まず、招待には24時間の有効期限が存在します。 招待を送ってから時間がたっている場合は、管理者からあらためて招待を送り、期限内に参加してもらいましょう。

招待を送る前に「このあと招待メールを送るので、今日中に参加してください」とひと言添えておくと、受け取る側も気づきやすくなります。
参考：Eight Teamに招待する（管理権限ユーザー）

次に確認したいのが、メールアドレスです。Eight Teamへの参加には、本人専用の「専有メールアドレス」が必要です。複数人で使う「共有メールアドレス ※」では、参加できません。
※ info,sales,somu,kanri,admin,hrなどを使っているアドレスのことです。

よくあるのが、名刺に会社の代表窓口や部署共通のアドレスをプロフィールに設定しているパターン。この場合、共有メールアドレスとみなされてしまう可能性があります。
必ず参加するご本人のアドレスを使っているか、確認してみてください。
参考：プロフィール名刺のメールアドレスを確認する

そのほかにも、メンバーがすでにほかのEight Teamに参加している、Eight Teamの参加承諾までは行ったが、名刺の共有・非共有設定が済んでいないといったケースもよくあります。

詳しくはヘルプサイトの招待参加でよくある質問も確認してみてください。

Q2．スマートフォンでの名刺取り込み、もうすこし効率化できないかな？

さて、メンバー招待・参加もひと通り済んだら、次は名刺をどんどん撮影・登録していくフェーズです。

手元に名刺がたくさんあるので、できるだけまとめて取り込みたい、しかしスキャナーを用意して設定するほどではない……。
そんな場面もありますよね。

そんなときに試してほしいのが、アプリ版の「連続スキャン」機能です。

通常アプリでEightを起動し、カメラマークをタップすると「名刺を読み取る」機能が起動します。
これは最大4枚までまとめて撮影でき、すぐに「名前」「会社名」「メールアドレス」「会社電話番号」といった4項目がデータ化される機能です。
参考：「名刺を読み取る」で他人の名刺を撮影する

一方で「連続スキャン」機能では、相手の名刺情報がデータ化されるまで多少時間を要しますが、何枚も連続して撮影することができます。
参考：「連続スキャン」で他人の名刺を撮影する

このように、スマートフォンで取り込む場合も、機能を切り替えるだけで、グッと進めやすくなります。

なおかつ私がおすすめしたいのは、撮影を始める前に、取り込みたい名刺をひとまとめにしておくこと。
机や名刺入れから1枚ずつ探しながら撮るよりも、「今日はこの束を取り込もう」と決めてから始めると、手が止まりにくくなります。

前回の記事でご紹介した、チームで「名刺を登録する日」を決める方法と組み合わせるのもおすすめです。
まずはできるところから、使いやすい取り込み方法を選んでみてください。

Q3．名刺の共有と非共有、まとめて設定できない？

個人でEightを使っていた方や、役職者の方ほど、「日々の仕事で集めた名刺のほかに、前職やプライベートの名刺も登録している。チームに共有するものは選びたい」と感じるのではないでしょうか。

ここで知っておいていただきたいのが、Eight Teamに参加する際には、名刺の共有・非共有をまとめて設定できることです。

画像のように、Eight Teamの参加手続きの途中であれば、これまでにEightに登録した名刺をまとめて確認し、チームに共有しない名刺を選べます。

「まずは参加して、あとで整理しよう」と進める前に、この画面で少し時間を取って確認しておくのがおすすめです。
参考：Eight Teamに参加する（招待されたユーザー）

もちろん、参加したあとも共有・非共有は変更できます。 しかし参加後は名刺ごとに個別で変更する必要があり、参加時のようにまとめて設定することはできません。
参考：名刺の共有・非共有を切り替える

では「すでにEight Teamに参加したけれど、たくさんの名刺をまとめて設定し直したい」という場合は、どうすればよいのでしょうか。
その場合はチームから一度外れ、再度招待を受けて参加することで、参加時の共有設定をやり直すことができます。

ただしこの操作には注意点があります。まず、Eight Teamへの再招待は管理者しか行うことができません。
また、チームから一度外れているあいだは、一時的にその方の名刺はEight Team内で共有・閲覧できない状態となることも覚えておきましょう。

なお、再招待・参加が済んだら、再びチームに名刺が共有されますのでご安心ください。

Q4．同じ人の名刺を複数メンバーが持っているけど……これってどうなる？

営業・訪問先が重なっていたり、同じ商談に複数人で参加したりすると、社内の何人かが同じお相手の名刺を持っていることがありますよね。
これについて「全員がEight Teamに名刺を登録したら、同じお相手の名刺ばかりになってしまうのでは？」と気になる方もいるかもしれません。

しかしご安心ください。
Eight Teamには、複数のメンバーが共有した名刺を、同じ人物の情報として自動的にまとめる「名寄せ」の仕組みがあります。

そのため、ほかのメンバーも同じ方の名刺を持っているからといって、登録を遠慮する必要はありません。
それぞれが交換した名刺を登録し、チームに共有してください。
参考：名寄せとは

ここで大切なのは、「同じお相手の名刺だから、誰か1人が登録していればいい」と考えないこと。

名刺をチームで共有する価値は、連絡先を集めることだけではありません。「誰がこのお相手と接点を持っているのか」を知れることも、つぎの仕事につながるきっかけになります。

まずはそれぞれのメンバーが、手元の名刺をきちんと登録・共有すること。その積み重ねが、チームの人脈を見えるようにしていきます。

隠れたつまずきを解消して、チームでの名刺活用を始めよう

今回は、Eight Teamの導入初期につまずきやすい4つの質問にお答えしました。
メンバーの招待や参加、名刺登録、共有・非共有設定など、なんとなくは理解していても、実際に使い始めると、思いがけないところで迷うことがよくあります。

そんなときは、無理に進めようとしなくても大丈夫です。まずは、いま止まっているところを1つずつ確認してみてください。
「この画面で止まってしまった」「自社の場合はどう設定したらいい？」など、困っていることがあれば、ぜひお聞かせいただければと思います。

Eight Teamのお問い合わせフォームはこちら

これからも「よくある質問に回答！」シリーズでは、ユーザーのみなさまの疑問を取り上げていきます。次回もぜひ楽しみにお待ちください！