【初めてのロードマップづくり 第15回】その資料、進捗報告ですね

　こんにちは。クオリティアーツの池田です。ソフトウェアの品質とテストを中心に、ソフトウェアエンジニアリング全般が専門です。コンサルタントとして、組織の伴走支援をしています（自己紹介）（noteホーム）。立ち上げの発表資料が、いつもの進捗報告の形で出てくる。本人は、たいてい気づいていません。

　連載「初めてのロードマップづくり。田口さんの奮闘物語。」の第15回です。連載の趣旨と登場人物、全16回の一覧は、扉記事にまとめてあります。

　前回は、3月中旬でした。1回目の説明会が伝わらず、任命で渡すべき5つのうち2つしか渡すことができていなかったと気づいて、2回目をやり直す。前回はそこまででした。

　3月下旬です。4月1日のキックオフで話す、10分の資料を作ります。半日で出来上がった8枚を、田口さんは部長の部屋へ持っていきます。

この記事のポイント

• 立ち上げの発表は、進捗報告とは別物。身につけたはずの順番は、締切前の慣れた作業で元に戻る。聞き手も、WGのメンバーだけではない

• 10分で全部は伝わらない。残すものと捨てるものを先に決める。上に向けた一行は、効く先と投資と、いつ確かめることができるかで書く

• 10分は、資料ではなく口で決まる。話す言葉で原稿を一度書き切って、声に出して計る

1. 場面　「10分で話して」

　説明会の翌日。僕の席に、部長から内線が入りました。

　「4月1日の全体キックオフ、各WGが10分ずつ話すんですよ。田口さんもお願いできます？　資料は3月末までに」

　「10分ですか。ロードマップを全部説明するには足りないです」

　「全部はいらないですよ。聞いた人に、何を持って帰ってほしいです？」

　「手戻りを減らす活動です、とか」

　「あー、それ、2月に持ってきてくれた紙の表紙にも書いてありましたね」

　「ですね」

　「同じことを、田口さんの言葉で言うとどうなります？　そこがいちばん伝わるので」

　電話を切ってから、しばらく受話器を見ていました。

2. 場面　3月26日　部長レビュー

　3月26日。出来上がった資料を持って、部長の部屋に行きました。

　スライドは8枚。1枚目が表紙、2枚目が体制図、3枚目からしばらくが年度ごとの活動一覧、7枚目が直近6か月のスケジュール表、8枚目が「ご協力のお願い」です。手元にあるものを組み合わせたので、半日で出来ました。

　部長は、ページをめくっていきました。1枚目、2枚目。3枚目で、手が止まります。

　「……うん」

　しばらく黙ったあと、部長は資料を手元に置きました。

　「田口さん。これ、正直に言っていいですか」

　「はい」

　「これ、進捗報告ですね」

　言葉に詰まりました。

　「あの、進捗はまだ何も無いので、計画を……」

　「あ、ごめんなさい。言い方が悪かった」

　部長は、3枚目を開き直しました。

　「形が、いつもの月次報告と同じなんですよ。やることが表で並んでて、日付が入ってて。読んだら分かるんですけどね、読んだら」

　「はい」

　「昨日、何を持って帰ってほしいですかって聞きましたよね。……2月の紙、上の段に3行あったでしょう」

　「手戻りの工数と、去年の差し戻し件数と、部長が全体会で言われたことです」

　「あれ、この資料のどこにあります？」

　僕は、8枚をめくり直しました。どこにもありませんでした。

　（戻ってる）

　部長は、コーヒーを一口飲みました。

　「あと、もうひとつだけいいですか。4月1日、誰が来ると思います？」

　「プロジェクトのメンバーです。4つのWGの」

　「本部長はもちろん来ますよ。あと、プロジェクトに入ってない部の人も、ほぼ全員。営業から何人か、情シスからも来ると思います」

　「……部の全員、ですか」

　「部として新しいことを始めるので、そういう場なんです。言ってなかったですね、すみません」

　部長は、資料を返しながら言いました。

　「締切は31日でしたっけ。まだ5日ありますね」

　「作り直します」

　「お願いします。あ、責めてるわけじゃないですからね。これは、みんな一度は通る道なので」

3. やることを並べた資料は、人を動かさない

　田口さんが作った8枚は、どれも間違ってはいませんでした。体制図も、活動の一覧も、スケジュール表も、必要な情報です。

　問題は、その資料が答えている問いが違っていたことです。

　進捗報告の資料が答えているのは、「計画に対して、今どこまで来ているか」です。だから、やることの一覧と日付が中心になります。聞き手は、その活動を前提として知っている人たちで、知りたいのは差分だけです。

　立ち上げの発表が答えるべき問いは、別です。「なぜ、これを始めるのか」「うまくいくと、何が変わるのか」「自分には何が関係するのか」。聞き手は、その活動をまだ知らない人たちです。

　田口さんがあの8枚の形に戻ってしまった理由は、はっきりしています。8年間、そういう資料しか作ったことがなかったからです。第3回で、ロードマップを頼まれて作業計画書を出してしまった話を書きました。あれと同じで、手元にある道具で作った。その道具は、今回だけ出番が違いました。半日で出来てしまったのも、慣れた道具だったからです。

　ロードマップを作る2か月で、一度はこの癖を抜けたはずでした。3年後から書く。状態で書く。上の段に理由を書く。7回かけて身につけた順番が、資料作りの段になったら、するりと元に戻っていました。

　これは田口さんが不真面目だったからではありません。新しい考え方は、意識しているときには使うことができます。締切が迫って、慣れた作業として手を動かし始めた瞬間に、古い型が出てくる。考え方が変わることと、手が動く順番が変わることの間には、距離があります。身につけたつもりは、手まで届いていない。

　対策は、作る前に一度立ち止まることです。「この資料は、誰の、どの問いに答えるものか」。田口さんは、この問いを立てずに1枚目を開きました。

　部長が最後に言った「これは、みんな一度は通る道なので」は、慰めではなく、たぶん観察です。

4. 聞き手は、プロジェクトメンバーだけではない

　もうひとつの指摘のほうが、田口さんには意外だったかもしれません。聞き手の範囲です。

　田口さんは、キックオフをプロジェクトの内輪の会だと思っていました。実際には、部として新しい取り組みを始める場なので、聞きに来る人の幅がずっと広い。

　整理すると、こうなります。

• WGのメンバー　5人。すでに説明会で2回話している。この人たちにとっては、確認の場

• 他のWGのメンバー　連携する相手。何をやるWGなのかを知ってもらう必要がある

• プロジェクトに入っていない部員　いちばん人数が多い。この人たちの仕事が、1年目の後半から変わる

• 他部署　営業、情報システム。協力を仰ぐ相手であり、影響を受ける相手でもある

• 本部長など、上位の人　部長の上。予算と、部としての位置づけを見ている

　聞き手を整理すると、図表1のようになります。

　この活動が成功するかどうかを実質的に決めるのは、この人たちです。1年目に先に試す3チームに協力してもらうのも、2年目に広げる先も、ここになります。

　ところが、田口さんの8枚は、WGのメンバー向けに書かれていました。体制図があって、活動一覧があって、スケジュールがある。すでに関心を持っている人が読む前提の資料です。

　聞き手が広いとき、資料の作り方は変わります。

• 前提を共有しない　WG内では通じる略語や、テスト工程の細かい話は、営業の人には届きません。2月に承認された紙の言葉をそのまま持ってくると、半分の人が置いていかれます

• 自分ごとになる一行を、相手ごとに用意する　全員に全部を伝えるのは無理です。ただ、「あなたには、いつ、こういう形で関係します」という一行が、それぞれにあるとよい。プロジェクト外の部員には「1年目は3チームだけですが、2年目から順に、みなさんのチームにも入っていきます」。他部署には「4月のうちに、工数入力の区分の件でご相談に伺います」

• 上位の人には、数字と位置づけを　本部長が知りたいのは、この活動が部の何に効くのか、どれだけの投資なのか。まずは、この2つです。上の段の3行が、そのまま効きます

　材料はそろっていました。足りなかったのは、誰に向けて何を出すかの組み立てです。

5. 持ち帰ってもらうことを、ひとつ決める

　10分で全部は伝わりません。ですから、持ち帰ってほしいことを、ひとつだけ決めます。

　キックオフで持ち帰ってもらう一言として、田口さんが決めたのは、これでした。「このWGは、みんなの残業を減らしに来た」。

　持ち帰ってほしいことが決まると、配分も決まります。10分の枠に対して、質疑が別枠なら、組むのは8分です。3年後の姿となぜ今やるのかに4分、最初の6か月で出来上がるものに2分、関係する人ごとの一行に1分、お願いに1分。パートごとに、そこで持ち帰ってほしい一行を並べたのが図表2です。

　最後の「お願い」は、忘れずに入れておきたいところです。先に試す3チームへの協力、記録の入力、隔週の場にそのチームから一人出てもらうこと。依頼が入っていない発表は、報告で終わります。

　依頼には、受け皿を付けます。誰に返すのか、いつまでか、どこへ出すのか。この3つが同じ1枚にないと、賛同はもらえても何も返ってきません。

6. 壇上で話すもの、付録に回すもの、その場では決めないもの

　やらないことも決めておきます。ギャップの一覧を全部見せる。打ち手を25本読み上げる。AsIsの数字の明細を並べる。どれも資料に付ければ足ります。壇上で読み上げるものと、あとで読んでもらうものは違います。

　付録は、本編から外したものの捨て場になりがちです。見出しと通し番号をつけておくと、質疑で「そちらは付録の3にあります」と指すことができます。壇上で開かなくても、付録があること自体が効きます。

　もうひとつ、分けておきたいものがあります。その場で合意を取るものと、取らないものです。

　全員がそろう場なので、ついでに決めてしまいたくなります。キックオフで取るのは、方向への了解までにしておきます。先に試すのは3チームにすること、隔週の場に一人出てもらうこと。この2つに「はい」がもらえれば十分です。どのチームにお願いするかは5月に決めるので、ここでは名指しをしません。

　決めないものもあります。他部署への作業の依頼、具体の日程、工数の約束。先に試すチーム以外への個別の依頼や、他のWGとの役割分担も、ここでは決めません。公開の場に出すと、相手は断りにくくなります。

　断りにくい場で取った「はい」は、あとで動きません。 相手にも、持ち帰って相談する相手がいます。その場で決めるのは名前と窓口までにして、中身は後日の個別の場へ回す。

　壇上で話すものと、付録に回すもの、その場では決めないものを、図表3にまとめました。

7. 想定される質問に、先に答えを用意する

　質問は、だいたい決まっています。

• 「なんでうちのチームが先なの」　選び方を1行で。AsIs（今どうなっているか）で数えた事実から答える

• 「工数はどこから出るの」　最初の3か月の見積もりを持っておく

• 「また続かないんじゃないの」　5年前を覚えている人が、必ず言います

　3つ目がいちばん大事です。「今回は頑張ります」と答えた瞬間に、信用を失います。 田口さんには答えがありました。5年前の活動が止まった理由を、4周目に調べてあったからです。

　※ この質問は、5年前を知っている人に答えてもらう手もあります。田口さんは中村さんに前もって相談しました。知っている人が言うほうが、通りやすい場面もあります。

　逆に、質問がまったく出ないこともあります。沈黙は無関心とは限らず、最初の一人が出ないだけのことが多い。気になるなら、知っている人に最初の一問を頼んでおくのも手です。

8. 場面　10分を組み立て直す

　3月29日の夜。8枚を全部捨てて、白紙から作り直していました。

　1枚目に書いたのは、3行だけです。

　「3年後、リリース前に定時で帰れています」

　その下に、手戻りで年間どれだけ溶けているか。去年の差し戻しが何件か。

　（体制図、いらないな）

　2枚目の体制図を、巻末の付録に移しました。活動一覧も、スケジュール表も、同じところへ。そう決めると、前に置くものが絞れてきました。

　残ったのは4枚です。3年後と、なぜ今やるのか。最初の6か月で出来上がるもの。関係する人ごとの一行。最後に、お願い。

　「関係する人ごとの一行」の1枚には、4つ並べました。先に試す3チームへ。2年目から入るチームへ。他部署へ。それから本部長へ。

　（本部長に向けて何か書くの、初めてだな）

　書きながら、ひとつ思い出していました。1回目の説明会で、藤井さんに「で、私は何をすればいいんでしょうか」と聞かれたことです。あのときと、同じ間違いをしかけていた。

　（自分の作ったものを見せる会じゃないんだ）

　最後に、当日に配るものを決めました。付録まで付けた版を共有フォルダに置いて、チャンネルにリンクを流す。先に試すチームへのお願いは、1枚にして別に用意する。最後のスライドに、置き場所を1行だけ入れておきました。

　発表が終わった瞬間が、いちばん関心の高いときです。 そこで何も配られないと、翌日には何も残りません。当日に都合がつかない人もいますし、他部署の人にとっては、その10分がWGとの唯一の接点かもしれません。

9. 場面　本部長に向けた一行

　3枚目を書きながら、手が止まりました。本部長に向けた一行です。

　書いてみたのは「テストプロセスの標準化を進めます」でした。読み返して、消しました。やることしか書いていません。

　翌朝、部長に内線をかけました。

　「本部長って、何を気にされると思いますか」

　「出したお金が、いつ、何になって返ってくるかですね」

　「それだけ、ですか」

　「それだけです。あと、途中で確かめられるかどうか」

　書き直した一行は、こうなりました。

　「3年で手戻りの工数を半分にします。初年度は3チームで試して、7月に最初のご報告をします」

　（やることじゃなくて、返ってくるものを書くのか）

　部の何に効くのか、どれだけの投資なのか、いつ確かめることができるのか。上に向けた一行は、この3つで出来ています。作業の言葉のままだと、金額の話になりません。 田口さんが最初に書いた一行には、3つとも入っていませんでした。

10. 10分は、資料ではなく口で決まる

　スライドの枚数で時間を見積もると、まず外れます。資料なら目で戻ることができます。耳は、一度きりです。

　やっておくとよいことが、3つあります。

• 話す言葉で、原稿を一度書き切る　読み上げるためではなく、決まっていないところを見つけるためです。1文は短く、主語を省かない

• 声に出して計る　座って1回、立って1回。人前では早口になる人も遅くなる人もいるので、自分の癖を1回は知っておく

• 質疑が枠の内側か外側かを、主催者に聞く　内側なら、本編は7分です。ここを確かめずに作ると、当日に削ることになります

　当日の持ち時間は、前の人が押せば縮みます。田口さんの登壇は3番目でした。4枚のうち「これだけは残す2枚」を先に決めておくと、縮んでも慌てません。

11. 場面　声に出してみる

　3月30日の昼休み、中村さんをつかまえて、空いている会議室で聞いてもらいました。

　4枚のつもりで話し始めて、2枚目の途中で止められました。

　「ストップ。いま何分だと思う？」

　「……7分くらいですか」

　「13分」

　手元のスマートフォンを見せられました。

　「スライド見ながら、考えて喋ってるでしょ。本番だと、もっと延びるよ」

　その夜、はじめて原稿を書きました。話す言葉で、頭から終わりまで。

　書いてみると、自分が何を言いたいのか決まっていない箇所が、はっきり分かります。1文が長いところは、声に出すと必ず詰まりました。短く切り直して、省いていた主語を戻します。書き上げたのは2300字でした。

　原稿を読み上げるつもりはありません。書き切ったあと、手元には3行だけ残しました。それで足りました。

　※ 話す速さは人によって違います。ゆっくりめで1分に300字くらい、というのが私の感覚ですが、公的な基準があるわけではありません。自分の原稿を一度計って、自分の1分あたりの字数を知っておくのがいちばん確かです。

　31日の朝、資料を提出しました。部長からは、その日の昼に一行だけ返事が来ました。

　「これで行きましょう。当日、楽しみにしてます」

12. 第15回のまとめ

　3月下旬で分かったのは、こういうことでした。身につけたはずの順番は、慣れた作業に戻った瞬間に外れます。 7回のレビューで手に入れたはずの順番が、締切の前で消えていた。考え方が変わることと、手が動く順番が変わることの間には、距離があります。

　もうひとつは、聞き手の範囲でした。キックオフに来るのは、WGのメンバーだけとは限りません。人数でいちばん多いのは、プロジェクトの外にいる部員です。

　10分で全部は伝わらないので、持ち帰ってもらうことをひとつだけ決めます。そのうえで、壇上で話すもの、付録に回すもの、その場では決めないものを分ける。断りにくい場で取った「はい」は、あとで動きません。

　当日の10分を決めるのは、スライドの枚数ではありません。耳は一度きりです。読み上げる言葉を先に用意して、時間を計っておきます。上に向けた一行に入れるのは、やることではありません。部の何に効くのか、どれだけの投資か、いつ確かめることができるか。この3つです。

次回予告

　第16回は最終回です。4月1日のキックオフ。他のWGの発表を聞いた田口さんは、自分に足りなかったものに気づきます。

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