FAXの注文書、写真を撮ってAIに渡すだけで表になる――紙の注文に追われる現場が試す4ステップ

「今日もFAXが5枚。とりあえず山積みにして、あとで一枚ずつExcelに打ち込もう」

紙とFAXで注文を受けている現場では、こうした光景が日常になっています。同じ数字を伝票からExcelへ、Excelから基幹システムへと何度も転記しているうちに、一日の大半がそれだけで終わってしまう——今回は、この「転記の時間」を生成AIで軽くする方法についてお話しします。

現場でよく聞く「紙とFAXの二重入力」という悩み

たとえば、包装資材や食品を扱うメーカーではこんな状況がよく見られます。取引先から届く注文は今も紙やFAXが中心で、単価表や見積書も紙ベースで運用されている。届いた注文書を見ながらExcelの受注台帳に手入力し、さらに基幹システムにも同じ内容を入れ直す。単価表の改定があっても現場への周知が漏れ、古い単価のまま受注してしまう——という声も少なくありません。

この状況は、業種を問わず紙・FAX中心で注文を受けている現場に共通しています。入力そのものは難しい作業ではないものの、件数が多いほど時間を取られ、二重入力による転記ミスや、単価表の更新漏れも起きやすくなります。専任の担当者一人に業務が集中し、その人が休むと誰も代われない、という属人化も同時に進んでしまいます。

「総務・管理部門」は、実は生成AI導入が最も進んでいる部門

独立行政法人中小企業基盤整備機構（中小機構）が全国の中小企業を対象に行った調査（2026年3月公表）によると、部門別のAI導入率は「総務・管理部門」が68.3％で最も高く、「営業・販売・サービス部門」の60.3％が続きます（出典）。導入目的のトップも「業務効率化・作業時間の短縮」で87.0％にのぼります。受発注の入力業務は、まさにこの2つの部門にまたがる仕事です。統計の上でも、紙・FAXの転記のような定型業務は、生成AIが最も先に入っていきやすい領域だと言えそうです。

紙・FAXの注文書をAIでデータにする、基本の4ステップ

やり方はシンプルで、次の4ステップです。

1. 紙の注文書・FAXを、スマホのカメラや複合機のスキャンでPDFまたは画像にする

2. その画像を、ChatGPT・Gemini・Claudeいずれかのチャット画面に添付する

3. 「注文日・取引先名・商品名・数量・単価・合計金額・納期」など、抽出したい項目を指定し、CSVまたは表形式で出力するよう指示する

4. 出てきた表をコピーし、Excelの台帳や基幹システムに貼り付ける

特別なソフトの契約や、社内システムの改修は必要ありません。すでに使っているChatGPTやGemini、Claudeのアカウントだけで、今日から試せます。

使うAIによって、得意・不得意がある

複数のAIで読み取り精度を比較した記事などでは、ChatGPT・Gemini・Claudeそれぞれに次のような傾向が報告されています。

• ChatGPT：文字の読み取り自体の精度は高い一方、取引先名や注文番号のような固有の識別情報を読み飛ばしてしまうことがある

• Gemini：出力のスピードが速く、手書きの崩れた文字や書き損じにも強いが、全体の精度はやや控えめ

• Claude：表組みが複雑な請求書や、複数ページにまたがる仕様書のような書類に強く、読み取りから表への整理までを含めた総合的な精度が高い（無料プランは利用回数の制限が厳しいため、実務で使うなら有料プランが安心）

どれか一つが万能というわけではなく、書き損じ・手書きの多い注文書はGeminiで、複雑な表組みの書類はClaudeで、というように使い分けるのが現実的なようです。ともあれ、今回はGeminiとChatGPTの2つで、実際に試した結果を次の見出しでお伝えします。

コピペで使えるプロンプト

同じ注文書の画像に対して、頼み方を変えると結果がどう変わるかを比べてみます。

普通のプロンプト

この発注書を読み取ってください。

改善プロンプト

添付した発注書の画像を解析し、以下の列構成を持つCSV形式で出力してください。

・発注日
・取引先名
・商品名
・数量
・単価
・合計金額
・納期

読み取れない箇所があれば空欄にせず「要確認」と明記してください。
表以外の挨拶文・注意書きなどは出力に含めないでください。
金額など数値にカンマ（,）が含まれる場合は、CSVの列がずれないよう、その値全体を必ずダブルクォーテーション（"）で囲んでください（例："17,000円"）。

〔置き換え箇所〕：列構成（発注日・取引先名など）は、自社の受注台帳の項目に合わせて自由に変えてください。見積書や単価表を読み取る場合も、列名を差し替えるだけで同じプロンプトが使えます。

実際に試してみた結果

実際に、架空の会社名・数字だけで作ったダミーの発注書で試してみました。写真はあえてピントを甘くし、影が入り、取引先名の一部が少し切れるように撮っています。実際の現場で撮る注文書も、これくらい雑な条件になることがあると考えたためです。GeminiとChatGPTの2つで試しました。

まず、①の「読み取ってください」だけのプロンプトです。GeminiもChatGPTも、返ってきたのは元の発注書のレイアウトをほぼそのまま再現した文章でした。

人が読む分には十分な内容でしたが、列と行がきちんと揃った表にはなっておらず、Excelなどにそのまま貼り付けて使える形ではありませんでした。

次に、②の「CSV形式で出力してください」というプロンプトです。GeminiとChatGPTで、こう返ってきました。

AIで発注書を読み込んでの感想

見た目はほぼ同じですが、見過ごせない違いが1つありました。「17,000円」のようにカンマを含む金額を、ChatGPTは前後を引用符で囲んで出力していたのに対し、Geminiは囲んでいませんでした。CSVはカンマを列の区切りとして扱う形式なので、Geminiの出力をそのままExcelに読み込むと、「17」と「000円」が別々の列に分かれてしまいます。件数が多いと、この崩れは目視でも気づきにくく、単価や合計金額を1つずつ確認しない限り、ずれたまま台帳に取り込んでしまう恐れがあります。単なる好みの違いではなく、金額を扱うCSVとしては軽視できない問題だと感じました。

このとき使ったプロンプトには、まだ「カンマを含む数値は引用符で囲む」という指定を入れていませんでした。この経験をふまえ、上の「改善プロンプト」には、金額など数値にカンマが含まれる場合は必ずダブルクォーテーションで囲むよう、あらかじめ一文を加えています。使うAIによって作法が違うことを前提に、ずれさせたくない項目は指示の側で縛っておくのが安全だと思います。

写真の質については、正直なところ拍子抜けしました。「や」の文字が少し切れていたり影がかかっていたりする状態でも、GeminiもChatGPTも数字や文字を読み間違えることはなく、手直しが必要な箇所は見当たりませんでした。

時間の面では、3行程度の注文内容を手作業でExcelに入力すると5分ほどかかりそうなところ、写真を撮ってAIにプロンプトを渡し、出てきた表を貼り付けられる状態にするまでは3分ほどでした。件数がもっと多い注文書であれば、この差はさらに開いていくのではないかと思います。

正直な感想として、紙やFAXで発注書を受けている現場であれば、全部とはいかなくても、一部だけでもAIに置き換える価値はありそうだと感じました。ただし今回試したのは、比較的整った書式のダミー発注書です。実際の注文書はもっと崩れた書式のこともあるはずなので、画像の状態とAIの読み取り精度の関係は、もう少し数をこなして肌感覚をつかんでおく必要があると思います。読み取り精度があまりに低ければ、かえって人の目視チェックの負担が増えてしまうため、その場合は無理にAIを使わない判断も必要だと思います。そして、たとえAIの精度が高くても、発注書の読み取り間違いは許されない業務である以上、人の目によるチェックは省略できないと感じました。AIで効率化できるとしても、最後の責任は人が持つという点は変わらないのではないでしょうか。

備考欄などの欄外の情報の扱い

一方で、見落としそうになった点が1つありました。②のCSV出力では、備考欄に書いた「8/5必着でお願いします。至急！！」という一文が、どちらのAIの出力からも完全に消えていました。指定した7つの列（発注日・取引先名・商品名・数量・単価・合計金額・納期）にはきれいに収まっている一方で、列として指定していない情報は、良くも悪くもすっぱりと切り落とされます。今回は納期の欄に同じ8月5日という情報が残っていたので実害はありませんでしたが、備考欄に急ぎの事情など人が書いた一言が入っている場合は、列の外に落ちてしまう情報がないか、元の書類と見比べておいたほうが良さそうです。

やってみて分かった「効かせる」コツ

• 列構成は先に細かく指定する。「読み取って」とだけ頼むと、AIが自由な形式で要約してしまい、そのまま台帳に貼り付けられる状態にはなりません

• 読み取れない箇所の扱いをあらかじめ決めておく。「空欄にせず『要確認』と書く」よう指示しておくと、AIが数字を勝手に埋めてしまうリスクを減らせます

• 列に指定していない情報は、消えてしまうことがある。備考欄の一言のような、列構成に含めていない情報は出力からすっぽり抜け落ちるため、元の書類と見比べて大事な情報が漏れていないか確認します

• 金額などカンマを含む数値は、引用符で囲むよう指示しておく。AIによっては「17,000円」のカンマをそのままCSVの区切りとして扱ってしまい、列がずれます。ずれても見た目では気づきにくいため、指示の段階で防いでおくのが安全です

• 出てきた表は、貼り付ける前に一度目で見比べる。件数が多い注文書ほど、1行だけ数字がずれていても気づきにくいため、貼り付け前のひと手間は省かない方が安全です

安全に使うための前提

取引先の情報や金額を扱う以上、次の3点は毎回の前提として守ってください。

• 会社が契約するChatGPT Business/Enterprise、Google Workspace経由のGemini、Claude for Workなどの法人向けプランなら、入力内容は学習に使われない。個人向けの無料・有料プランを使う場合は、各サービスの設定でオプトアウトしてから使う

• AIが出力した表は必ず人の目で最終確認してから、台帳やシステムに反映する

これは紙・FAXでの注文対応に限らず、生成AIを業務で使うときに共通する前提です。

他の書類にも応用できる範囲

同じ4ステップは、注文書だけでなく、見積書・単価表・請求書のような紙ベースの書類全般に応用できます。列構成のプロンプトを差し替えるだけで、書類の種類が変わっても同じ考え方で使えるのが、この方法の扱いやすいところです。90日ロードマップでいえば、紙・FAXの読み取りは31〜60日目あたりに位置づく、実務への先行実証の一歩として試しやすい内容です。

おわりに――小さな効率化の積み重ねが、会社の力になる

紙の注文書を一枚ずつ手で打ち込む作業は、なくすことはできても、なくすには手間がかかると思われがちです。しかし実際には、写真を撮ってAIに渡し、欲しい項目を指定するだけで、この転記作業のかなりの部分を任せられます。今日この記事を読んだあと、手元にある一枚の注文書やFAXで、一度試してみてはいかがでしょうか。

チラシの文章づくりに続き、紙の転記作業も軽くなれば、現場に戻る時間がまた少し増えるのではないかと思います。次にどんな困りごとを軽くできるか、引き続き一つずつ見ていきたいと思います。

書籍化のお知らせ

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🔗 マガジンと各記事へのリンクを貼っておきますので、よろしければこちらもご覧ください。

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