保育士がもう悩まない「おたよりの言い回し」――AIに"文章"を任せるコツ

「このおたよりの文章、これで伝わるかな……」——保護者に向けたお便りや案内文を書くたびに、こんな迷いを感じたことはないでしょうか。子どもと向き合う仕事をしている方にとって、文章を練り直す時間は、本来もっと子どもたちのために使いたい時間でもあります。今回は、日々の書類づくりに追われる保育の現場で、必要な情報を渡して、生成AIに"おたよりの文章づくり"を任せる方法についてお話しします。

現場でよくある「書類作成の負担」という悩み

小さな子どもを預かる保育の現場では、こうしたお悩みをよく見られます。連絡帳や保育日誌、指導計画、行政に提出する書類など、書くべきものの種類が多いうえ、その作成時間や文章の質が、担当する職員のスキルに左右されがちだという声です。文章を書くのが得意な職員はすらすら書けても、そうでない職員には大きな負担になり、本来子どもたちと向き合うはずの時間が、書類と向き合う時間に置き換わってしまう——。少人数体制の園ほど、一人ひとりの書類作成の負荷がそのまま保育の質に響きやすく、見過ごせない悩みだと思います。

実際に、AIで「文章を整える」ところから始めている園がある

こうした書類作成の負担に、生成AIで向き合い始めている園も出てきています。

静岡県が県内の保育施設を対象に行った業務改善の巡回支援をまとめた事例集によると、静岡市の小鹿こども園では、休憩時間の確保や、書類作成にかかる時間の職員間の差が課題となっていたところ、ChatGPTなど無料で使える生成AIの活用講座を実施されたそうです。保護者や地域向けの「おたより」「案内文」の文章校正や、週案・連絡帳などの文章校正、行事企画のアイデア出しにAIを役立てているといいます。取り組み後は「伝えたい内容をよりわかりやすい形に整えられる」「1から考えるよりも早い」という声が職員から上がった一方、AIが出したアイデアをもとに職員同士が対話するグループワークも取り入れ、AI活用が職員間のコミュニケーションを減らさない工夫もしている、と紹介されています（出典：静岡県「園の働き方を変える 業務改善事例集」、5〜6ページ）。

AIに「ゼロから考えさせる」のではなく、「必要な情報を渡して、文章にまとめさせる」——今回はこの使い方を、実際に試してみます。

普通のプロンプト vs 「条件」を先に伝えるプロンプト

今回は、おたよりに載せる、来月の行事案内の一文を例にします。忙しい合間に書いた、少し粗さの残る下書きがある、という想定です。

まず、ただ「直してください」とだけ伝えるのが「普通のプロンプト」です。

以下の文章を、保護者向けのおたよりとして直してください。

来月は運動会があります。日程は10月18日です。雨天の場合は25日に延期します。
持ち物は体操服と水筒と帽子です。小さい子は着替えも多めに持ってきてください。
当日は写真も撮るので楽しみにしていてください。

これでも一応整った文章にはなりますが、AIは「保護者向けのおたより」という手がかりだけから、トーンや長さを自分で判断してしまいます。園らしい柔らかさが出るか、必要な項目が漏れずに残るかは、AI任せになってしまいます。

次に、読み手・目的・トーン・残したい項目を先に伝えるのが「改善プロンプト」です。

あなたは保育園の「おたより」作成を手伝うアシスタントです。以下の下書きを、保護者向けのおたよりとして、誤字脱字だけでなく言葉づかいも整えてください。

【条件】
・文体はですます調で、温かみのある言葉づかいにする
・箇条書きにできる情報（日程・持ち物など）は箇条書きにする
・小さな子どもを持つ保護者にも読みやすいよう、一文を短くする
・元の下書きにある情報は、内容を変えずにすべて残す
・文字数は250字程度

【下書き】
来月は運動会があります。日程は10月18日です。雨天の場合は25日に延期します。
持ち物は体操服と水筒と帽子です。小さい子は着替えも多めに持ってきてください。
当日は写真も撮るので楽しみにしていてください。

〔置き換え箇所〕：【条件】の文体・文字数は、実際に配るおたよりの読者層や園のスタイルに合わせて置き換えてください。【下書き】は、実際に書いた文章に差し替えて使えます。ただし、園児個人が特定される名前・住所などの固有情報は入力しないようにしてください。

実際に試してみた結果

実際に、ChatGPTとGeminiの2つで、上の「普通のプロンプト」と「改善プロンプト」を試してみました。

まず①の「普通のプロンプト」です。「保護者向けのおたよりとして直してください」とだけ伝えたところ、ChatGPTは「保護者の皆さまへ」から始まる、それなりに整った案内文を返してきました。

ChatGPTの①

一方Geminiは、「秋涼の候、保護者の皆様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。」という時候の挨拶から始まる、かなりフォーマルな文面に。しかも文末には「ご希望のトーンはありますか？」と、こちらに逆質問までしてきました。条件を渡していない分、AIが「園によってトーンは違うだろう」と気を利かせて確認してきたのは親切だと思います。

次に②の「改善プロンプト」です。文体・箇条書き・情報を削らないこと・文字数をあらかじめ指定した結果、返ってきたのは次の文章でした。

ChatGPTの②

Geminiの②

ChatGPTもGeminiも【日程】【持ち物】という見出し付きの箇条書きに変わりました。とりわけ、下書きの文中に埋もれていた「小さい子は着替えも多めに」という注意事項が、持ち物の箇条書きの中に独立した一行として残ったのは、地味ながら実用的な変化でした。Geminiの②は「運動会です！」「楽しみにしていてくださいね」という言葉づかいで、条件で指定した「温かみ」がよく出ており、ChatGPTの②よりも柔らかい印象になりました。

やってみて一番大きかったのは、時間そのものよりも、「毎回、どんな体裁にしようか、挨拶文をどう書こうか」と考える手間がなくなったことでした。同じ内容を一から手で書き、体裁や挨拶文まで考えながら仕上げるなら30分程度はかかりそうなところ、改善プロンプトを使うと、プロンプトを送ってから使えそうな文章になるまで体感で10分程度。時間も縮みましたが、それ以上に、"どう書こうか"と悩んでいた時間がまるごと要らなくなった分、そのまま子どもたちと向き合う時間や気持ちの余裕に置き換わる感覚がありました。運動会用・発表会用・卒園式用のように行事ごとにこの改善プロンプトをテンプレート化しておけば、その都度悩む時間も含めて、積み重なるほど効果が大きくなっていきそうです。

一方で、困った点もありました。Geminiの②では、プロンプトに書いた「文字数は250字程度」という条件そのものが、なぜか持ち物の箇条書きの中に「文字数：約200字」という1行として紛れ込んでしまい、手直しが必要でした。また、Geminiの①では、下書きにあった「小さい子は着替えも多めに」という条件を、AIが全体向けの表現に整えるついでに省いてしまう場面もありました。②のプロンプトに「元の下書きにある情報は、内容を変えずにすべて残す」という一文を入れていたからこそ、②ではこの情報がきちんと残っていたのだと分かり、条件を先に伝えておく意味をあらためて実感しました。

AIが整えてくれた文章は、あくまで「たたき台」であり、そのまま配布に回せるとは限りません。今回のように、指示そのものが誤って本文に紛れ込むこともあるため、最後は必ず人の目でチェックすることが欠かせないと感じました。

もう一歩進めるなら、宛先・発信者名・発信日といった、おたよりに毎回必要になるヘッダー・フッター情報も条件に加えてプロンプトをテンプレート化しておくと、あとはチェックするだけで、そのまま配布用の形に近づけられそうです。次に試すときに取り入れたいと思います。

安全に使うための前提

書類や園児の情報を扱う以上、次の点は前提として守ってください。

• 会社（園）が契約し、入力内容が学習に使われない設定（オプトアウト）になっているアカウントを使う。無料版を使う場合も、個人が特定される情報は入力しない

• 園児や保護者の名前・住所・生年月日などは入力せず、「園児A」のような仮名や、日程・持ち物といった一般的な情報だけを渡す

• AIが整えた文章は、必ず職員の目で最終確認してから配布する。あくまで「たたき台」であり、事実関係の最終チェックは人が担う

小鹿こども園でも、「個人情報は入れない」「目の前にいる子どもの姿を大切にする」「人間が主体的に考え、選択する」というルールを整理したうえで、AI活用を進めているといいます。

応用：計画書など、専門性の高い書類にも同じ発想が使えます

文章を整える使い方に慣れてきたら、もう一歩踏み込んで「たたき台そのものを作らせる」使い方にも応用できます。

新潟市で放課後等デイサービスを9拠点運営する株式会社C.A.R.E.では、ChatGPTとGoogle AI Studioを組み合わせ、職員が入力した情報をもとにAIが利用児童一人ひとりの「個別支援計画書」のたたき台を出力し、最終調整だけを人が担うハイブリッド運用に切り替えました。ある拠点のマネージャーは「以前は3時間かけていた支援計画が、今ではAIのたたき台をもとに10分ほどで出力され、1時間以内に完成できることもあります」と話しています（出典：にいがた経済新聞）。

ただし、個別支援計画書のような法定書式は、専門知識と利用者本人の実情に基づく判断が欠かせない書類です。まずは今回のおたよりのように、AIに「事実を変えずに文章を整えさせる」ところから始め、園やチームの中でAI活用に慣れてから、たたき台づくりのような一歩踏み込んだ使い方に進む——という順番が、無理のない広げ方だと思います。

おわりに——小さな効率化の積み重ねが、現場の力になる

おたよりの文章を整えるだけ、と思うかもしれません。ですが、書類作成のたびに「これで伝わるかな」と考え込んでいた時間が短くなれば、その分は子どもたちと向き合う時間や、職員同士で話し合う時間に回せます。文章を書くことに自信がない職員も、必要な情報を渡してAIに文章づくりを任せることで、安心して書類に向き合えるようになるのではないでしょうか。

小さな効率化を一つずつ積み重ねていくことが、やがて現場全体の余力になっていく——そんな身近な工夫を、これからも一つずつ見ていきたいと思います。

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