議事録は商談の前に読むものになった。4つに分けてあるから、準備にAIは使わない
現役のメーカーの法人営業です。
XでAIキャラクターの「白石美咲」を運用しています。美咲が投稿しているネタの元になった実務を、このnoteで書いています。
AIで議事録を作るようになって、議事録を開くタイミングが変わりました。 読み返すのは、次にその人と会う前の電車の中です。
しかも、読み返すときにAIは使っていません。読むだけで準備が終わります。今日はその話です。
この記事でわかること
AIで作った議事録を、次の商談の準備にどう使っているかがわかります。
準備にAIを使わずに済んでいる理由と、そのために記録の段階でしていることがわかります。
前提（私の環境）
商談の記録は、AIに整形させて作っています。議事録そのものの作り方は、有料記事にまとめています。
⚠️ 録音やAIへの入力は、会社のルールと相手の了承を確認してから行ってください。
今回の話で大事なのは、できあがった記録が4つに分かれていることです。
アクションプラン
要約
タスク
雑談
整形の段階で、この4つに分けてあります。分け方の細かい指定は書かず、ここでは項目名だけにします。
次の商談の前に、電車で読み直す
商談に向かう移動中の電車で、前回の商談記録を読み直しています。 私の中では、準備というより復習に近い感覚です。
記録は毎回、全部読みます。約束したことが書いてあれば、それも一緒に頭に入ります。
読み直すときに、AIは使っていない
前回の議事録をAIに渡して、準備の資料を作らせる。そういう使い方もできると思います。
私はそうしていません。読むだけで足りているからです。
記録がすでに、アクションプラン・要約・タスク・雑談に分かれています。なので、全部読んでも迷いません。
長い文章が1つの塊で残っていたら、たぶん話は違います。要点を拾い直すために、もう一度AIに頼みたくなるはずです。
分ける作業は、記録を作る時点で済ませてある。 だから商談の前は、読むだけで済みます。
雑談を分けて残しておく理由
4つの中で、性質がいちばん違うのが雑談です。
前回の雑談を覚えていて、こちらから話を出すことがあります。すると相手は「お！そうなんだよ！」と乗ってくれたり、「覚えてくれてたんだ」と言ってくれたりします。「そんなこと話したっけ？」と驚かれることもあります。どの反応も、うれしそうです。
雑談は、要約やタスクとは役割が違います。要約に混ぜると、仕事の話に押されて消えやすい部分です。
だから欄を分けて残しておく意味があります。 商談の中身とは関係なくても、次に会ったときに効くのはこういう話だったりします。
戻ってからは、アクションプランから動く
電車で読むのは商談の前です。商談が終わってオフィスに戻ったら、今度はその日の記録のアクションプランを見て動きます。
アクションプランから作業を片づけたり、スケジュールに登録したりしています。
同じ4つの区分でも、使う場面が違います。商談の前は前回の記録を読んで思い出すため、商談の後はその日の記録から次の動きを決めるため。1つの記録が、前と後の両方で使われています。
読むだけで済ませるための条件
ここからは、これから同じことをしたい方向けの話です。
読むだけで準備が終わるかどうかは、記録の分け方で決まります。 商談の後に分けておかないと、商談の前に分ける作業が回ってきます。移動中にやるには重い作業です。
もう1つは、雑談を捨てないことです。議事録を仕事の記録として整えると、雑談は真っ先に削られます。残すと決めて、置き場所を作っておく必要があります。
分ける項目は、私の4つと同じでなくてかまいません。次に会う前に何を思い出したいかから逆算すると、自分に合う分け方が決まると思います。
まとめ
AIで作った議事録は、次に会う前に読むものになりました。移動中の電車で、復習として読み直しています。
読み直すときにAIは使っていません。記録の段階で4つに分けてあるので、読むだけで足りるからです。
雑談まで残しておくと、次に会ったときに相手が喜んでくれます。準備に手間をかけないで済むのは、記録のほうで手間をかけてあるからだと思っています。
議事録そのものの作り方は、こちらの有料記事にまとめています。
逆に、AIに前の記録を渡さないとどうなるかの話です。今回とは向きが反対になります。
記録の入り口にあたる、音声入力の道具選びの話はこちらがよく読まれています。
