日報の書き方が人によってバラバラな現場へ――Claudeの「スキル」に"うちの型"を教える方法

2026年10月19日 09:44

AIを使い始めて、メールの返信や資料のたたき台は頼めるようになった。そんな手応えが出てきた頃に気になってくるのが、「毎日やっている作業」ではないでしょうか。日報、作業報告、問い合わせのメモ。毎日発生するぶん、少しでも速く片付けたい作業です。

AIに頼めば、実際に手早く仕上がります。ただし、いざ頼もうとすると、毎回そこそこの分量を書くことにもなります。「うちの日報はこういう項目で」「数量は単位まで書いて」「トラブルは対処したかどうかまで」。この説明を、毎日同じように書き直しているとしたら、そこにはまだ効率化の余地が残っているのではないでしょうか。

今回は、この「毎回の説明」を一度で済ませる方法をお話しします。題材は日報ですが、毎日繰り返している作業なら、何にでも当てはまる考え方だと思います。

毎日の作業ほど、同じ説明を繰り返している

AIから良い答えを引き出せている人は、頼み方の中にかなりの量の情報を詰め込んでいます。「何のために作るのか」「誰が読むのか」「どんな項目が必要か」「どこまで書けば十分か」「よくある失敗は何か」。こうした前提をそえているからこそ、返ってくる答えが使えるものになります。

裏を返すと、毎日発生する作業では、その前提を毎日書いていることになります。慣れてくるとコピー＆ペーストで済ませるようになりますが、今度はその文面がメモ帳やチャットの履歴に散らばっていきます。結局「この前うまくいった頼み方、どこに書いたかな」と探すところから始まってしまう、ということが起こります。

手間の正体は、AIの性能でも自分の慣れでもなく、うまい頼み方が、その都度書き捨てられていることなのだと思います。

頼み方を、毎回書かずに済ませる

やることは単純で、いつも書いている前提を1個のファイルにまとめておき、AIには毎回それを読んでもらう形にします。こうすると、日々の入力は「今日あったこと」だけで済みます。前提を書くのは最初の一度だけです。

そして、このファイルにはもう一つの使い道があります。そのまま人に渡せることです。

一人の工夫で終わらせなかった事務所があります

この形に取り組んでいる例として、弁護士法人賢誠総合法律事務所（従業員11〜99名規模）の取り組みが公開されています（出典）。

同事務所では、電話の内容をまとめる業務について、AIの側にあらかじめ役割と手順を用意した専用の窓口を作っています。電話対応のメモは、緊急度の微妙なニュアンスや専門用語の解釈が必要で、経験の浅いスタッフには判断が難しい業務だったといいます。その整理の手順をAIの側にあらかじめ書いておいた結果、「新人スタッフでもベテランと同じ精度で要点をまとめられるようになり、業務品質が均質化された」「スタッフの心理的な負担も減り、誰でも高い品質で業務ができるようになっています」と報告されています。

もうひとつ、注目したい点があります。同事務所では、事務局に業務を依頼する際、これまでは作業内容を指示するだけだったところを、現在は「Geminiにこのプロンプトを入力して、この処理をさせてください」というように、AIの使い方もセットで伝えるようにしているそうです。そして「事務所全体で有用なプロンプトを共有し、効率的に活用する仕組みをつくりたい」と述べられています。

自分のために作った型を、そのまま人に渡す。ここまでできると、自分の作業が速くなるだけでなく、同じ作業をする人全員の仕上がりが揃っていきます。

実は、ここが多くの会社で抜け落ちているところでもあります。商工中金が2026年1月に実施した「中小企業の生成AIの利用にかかる調査」によると、生成AIの導入状況として最も多かった回答は「会社での導入はなく、使用は個人の判断に任せている」で、64.9％にのぼりました（出典）。日本商工会議所の「LOBO調査」（2025年11月調査）でも、生成AIを業務活用している中小企業36.0％の内訳は、全社的な活用が6.1％、特定部門が14.8％、「希望者のみ」が15.1％でした（出典）。せっかく見つけたうまい使い方が、見つけた人のところで止まっている会社が多い、ということだと思います。

今回試すのは「日報づくりの手順を1個のファイルにして、全員に配る」やり方

そこで今回は、毎日発生する日報を題材に、「うちのやり方」をまとめた1個のファイルを作り、それをAIに渡して全員で共有する形を試してみます。

日報を題材に選んだ理由は3つあります。

毎日発生する定型作業であること
書く人によって書きぶりの粒度がばらつきやすいこと
書式が会社ごとに違うこと

つまり「うちのやり方」を決めておく価値が、最も分かりやすい業務だと思ったからです。

使うのはClaudeの「スキル」という機能です。これは、作業の手順・ルール・気をつけることを`SKILL.md`という1個のテキストファイルにまとめておくと、AIが毎回それを読んでから作業してくれる、という仕組みです。ポイントは、中身がただのテキストファイルであることです。ファイルなので、コピーもできますし、共有ドライブに置いて全員に配ることもできます。

このファイルを作る作業は、「Claude Code」というツールにやってもらいます。ブラウザで使えるweb版（claude.ai/code）が用意されているので、普段のClaude.aiと同じ感覚で開けます。利用にはClaudeの有料プラン（Pro以上）が必要です。作ってもらったスキルは、後述する手順で、普段使っているClaude.aiのチャット画面でもそのまま使えるようにします。また、後述するとおり、ファイルの中身さえ作ってしまえば、スキル機能がなくても、そのままChatGPTやGeminiに貼り付けて使えます。まずは中身を作るところが本番になります。

ステップ1：今ある日報を数本渡して、「うちの型」を作ってもらう

Claude Code（claude.ai/code）を開き、新しいチャットを始めます。いきなり「良い日報の型を作ってください」と頼むと、どの会社にも当てはまる一般論の様式が返ってきがちです。そうではなく、すでに社内にある日報を数本そのまま渡して、共通点を抜き出してもらうのが近道です。自社の実態に合った型になりますし、ゼロから考える手間もかかりません。

以下は、当社の現場担当者が実際に書いている日報です。書き方は人によってばらついています。

これらに共通して含まれている情報と、本来は必要なのに人によって抜けている情報を整理したうえで、
今後この会社で日報を書くときの「型」を作ってください。型には次を含めてください。

1. 必ず記載する項目（順番も決めてください）
2. 各項目の書き方のルール（分量・書きぶり・数字の入れ方など）
3. よくある抜け・あいまいな書き方と、その直し方

【現在の日報】
〔ここに、実際の日報を3本ほど貼り付ける〕

〔置き換え箇所〕：【現在の日報】には、自社で実際に使われている日報を3本ほど貼り付けてください。取引先名や個人名は、貼り付ける前に「A社」「担当者B」などに置き換えてください。

ステップ2：出てきた型に、現場の判断を書き足す

AIが作った型は、あくまでたたき台です。同じ会話のまま、社内の人にしか分からないことを書き足すよう伝えます。たとえば「トラブルは必ず対処の有無まで書く」「数量は必ず単位まで書く」「翌日に持ち越す作業は独立した項目にする」といった、その会社の事情に根ざしたルールです。

上記の型に、次のルールも加えてください。
・トラブルは必ず対処の有無まで書く
・数量は必ず単位まで書く
・翌日に持ち越す作業は独立した項目にする

この書き足しの作業が、実は一番価値があるところだと思います。これまで先輩が口頭で「ここはこう書いておいて」と伝えてきた内容が、そのまま文章として残るからです。

ステップ3：この会話のまま、スキルとして保存してもらう

型が仕上がったら、同じ会話の中でこう伝えるだけです。

この内容を「daily-report」という名前のスキルとして保存してください。

これだけで、Claude Codeが会話の内容をもとに`SKILL.md`というファイルを自動で作り、`.claude/skills/daily-report/`という決まった場所に保存してくれます。ファイルの中身を手で書く必要はありません。

保存先には2種類あります。

`./.claude/skills/`：今開いているフォルダの中だけで使えるスキル
`~/.claude/skills/`：自分のパソコン全体で、どこからでも使えるスキル

日報の型のように部署やチームで共有したいスキルは、`./.claude/skills/`に保存されたフォルダをそのままZIP形式にまとめます。会社でTeam・Enterpriseプランを契約している場合は、管理者がブラウザ版Claude.aiの組織設定からこのZIPを一度アップロードするだけで、Claude Codeを使わない現場の人たち全員に自動で配布されます。個人のPro・Maxプランで使っている場合はこの一括配布の仕組みがないため、使う人それぞれが自分のClaude.aiの設定画面から同じZIPをアップロードしてください。

ステップ4：現場は、メモをそのまま渡すだけ

ここまで用意しておけば、日報を書く人がすることは、その日にあったことを箇条書きで書き出して渡すだけになります。書式を思い出す必要も、書き方に迷う必要もありません。

今日の作業内容です。日報にしてください。

〔ここに、その日にあったことをそのまま箇条書きで書く〕

型の側に「必ず書く項目」「よくある抜け」が入っているので、書く人が変わっても、出てくる日報の形は揃うはずです。この「はず」が本当かどうかを確かめるのが、次の検証です。

3つの実験で、実務に使えるかを確かめました

「型に通せば、誰が書いても同じ形になる」という見立てが本当かどうか、3つの切り口で試してみました。実際に使ったのは、書き方の異なる3人分のメモです（社名・個人名はすべて架空のものです）。

Aさんのメモ（詳しく書く人）

・8:30〜12:00　3号機　紙袋Aの製造　実績4,800枚（予定5,000枚）
・10:20　巻きズレ発生、テンション調整で復旧、停止15分
・13:00〜17:00　同じく3号機で継続、実績3,200枚
・本日合計8,000枚（予定10,000枚）
・明日は残り2,000枚を午前中に。ロールは2本出しておいた

Bさんのメモ（単語だけの人）

5号機 段ボールB 6000
エラーあり 直した
材料 来週分 足りないかも

Cさんのメモ（時系列が前後し、話し言葉で書く人）

今日は4号機でした。朝礼で棚卸しの話が出てました。
昼から機械が止まって、センサーの汚れでした。拭いたら直りました。
その前に午前中は袋Cを3000枚ぐらい作りました。
C社さんから納期の電話があって、山田さんに回しました。
午後は止まった分もあって2000枚ぐらいだったと思います。
そういえば来週の材料、足りるか確認しないと。

実験1：型なしと型ありで、出てくる日報はどれくらい変わるか

スキルを外した状態と、スキルを効かせた状態で、話し言葉で書かれたメモを同じ文面で渡し、出てくる日報を比べてみました。

スキルなしの状態では、書かれている内容をきれいに整えるだけで返ってきました。予定数がない、時間帯が曖昧といった不備には触れられません。

一方、スキルを効かせた状態では、型に照らして「作業時間帯の具体的な時刻がない」「予定数が書かれていない」「トラブルの停止時間が抜けている」といった不足点を一つずつ指摘したうえで、埋まっていない箇所を「（要確認：〜）」という形で明示した日報が返ってきました。ここさえ埋めれば、そのまま提出できそうな状態です。

実験2：書き方がバラバラな3人分のメモを、同じ型に通したら揃うか

書き方がまったく違う3人分のメモ（詳しく書くAさん、単語だけのBさん、話し言葉で書くCさん）を、それぞれ別の会話でスキルに通してみました。

結果、3人分の出力は、項目立てがすべて同じ形に揃いました。情報量が少ないBさんの日報は、埋まっている欄こそ少なかったものの、項目そのものはAさん・Cさんとまったく同じ形で並び、「本来何を書くべきだったか」が空欄という形ではっきり示されます。これなら、次にBさんが日報を書くときの手がかりにもなりそうです。

一番情報が雑然としていたCさんのメモに対する出力は、次のようになりました。

（要確認：年月日）　（要確認：部署名）　（要確認：氏名）

【使用機械・製造品目】
4号機　袋Cの製造

【作業時間帯】
午前：（要確認：開始時刻）〜12:00頃
午後：13:00頃〜（要確認：終了時刻）

【予定数と実績数】
午前：予定（要確認）枚／実績 約3,000枚（目視概算）
午後：予定（要確認）枚／実績 約2,000枚（目視概算）
本日累計：約5,000枚

【トラブル・異常とその対応】
① 昼過ぎ、4号機が停止
② 原因：センサーの汚れ
③ 対応：センサーを清掃
④ 対処済み
⑤ 停止時間：（要確認：何分停止したか）

【未達成・遅延があればその理由】
午後、センサー清掃による停止のため実績が減少（（要確認：予定に対しどれだけ未達か））

【対外連絡・申し送り事項】
C社より納期について電話連絡あり。山田さんに対応を依頼。（要確認：いつまでに回答が必要か）

【明日の予定・準備状況】
（要確認：明日の製造予定数量）
来週使用材料の在庫確認要（要確認：誰がいつまでに確認するか、例：8/21までに本人が確認）

Cさんのメモに混じっていた朝礼の雑談は、8項目のどこにも当てはまらない内容として別扱いで記録され、C社からの電話については「対外連絡・申し送り事項」の欄にきちんと振り分けられていました。3人分を並べて見たときに、「同じ会社の日報だ」と感じられる状態にはなっていたと思います。

実験3：作った型は、他のAIでもそのまま使えるか

同じ型の中身をChatGPTとGeminiにそのまま貼り付けて試してみました。特別な機能を使わなくても、型の文章を渡すだけで、どちらも先ほどと同じ8項目の構成で日報を整えてくれました。全部載せると長くなるので、ChatGPTの出力から「トラブル・異常とその対応」と「対外連絡・申し送り事項」の項目だけ抜粋します。

## 5. トラブル・異常とその対応

* 発生内容：午後、4号機が停止。
* 原因：センサーの汚れ。
* 対応内容：センサーを拭き取り、復旧。
* 状態：対処済み。
* ロス時間：（要確認：停止時間を記入）分
* 異常確認の根拠：（要確認：復旧後に確認した範囲を記入。例：稼働ログ、仕掛品数、製品外観など）

## 7. 対外連絡・申し送り事項

* 朝礼事項：棚卸しについて共有あり。
  * 内容：（要確認：棚卸しの具体内容を記入）
  * 対応者：（要確認：担当者を記入）
  * 期限：（要確認：期限を記入）
* 対外連絡：
  * 誰から：C社
  * 誰に：山田さんへ引き継ぎ
  * 用件：納期確認の電話
  * 回答期限：（要確認：いつまでに回答が必要かを記入）
  * 状態：（要確認：山田さんへ引き継ぎ済み／対応中などを記入）
* 申し送り：
  * 来週分の材料が不足しないか確認が必要。
  * 確認担当：（要確認：担当者を記入）
  * 確認期限：（要確認：確認期限を記入）
  * 確認対象：（要確認：材料名・必要数量・在庫数量を記入）

ただ、Geminiは朝礼の雑談を、当てはまる項目がないという理由でそのまま削ってしまいました。項目に入らない情報を拾う「備考欄」のような受け皿を、型に足しておいたほうが良さそうです。

とはいえ、型そのものはClaudeに限らず、ChatGPTでもGeminiでも同じように機能しました。特定のツールに縛られない、という点は確認できたと思います。

使ってみて感じたこと

型そのものを作る作業は、AIに任せてしまえば2〜3分の待ち時間で済みました。時間がかかったのは、型のもとになる日報のサンプルを何本か用意するところで、ここは最初の1回さえ乗り越えれば、あとは繰り返す作業ではありません。

スキルとして保存する作業も、Claude Codeに任せている間は数分の待ち時間で済み、むしろパソコンの中にできたファイルを探し、隠しフォルダを表示する操作のほうに手間取りました。できあがったファイルをZIPにまとめ、ブラウザ版のClaude.aiの設定画面からアップロードする最後の一手間は、迷うことなくすんなり終わりました。

手応えもありました。今回のBさんのように普段は簡潔にしか書かない人でも、型に通せば「本来何を書くべきだったか」が空欄という形で目に見えます。これを繰り返し見せられれば、書く人自身の日報の書き方も、自然と揃っていくのではないかと思います。

便利な機能は、なくなることもあります

ここで、今回の話の一番大事なところをお伝えしておきたいと思います。

Geminiには「Gem」という、自分専用のAIを作れる機能があります。今回紹介した賢誠総合法律事務所の取り組みも、この機能を使ったものです。ところが2026年8月、この機能が同年10月に終了し、後継の「スキル」機能へ作り直すよう案内が表示された、という報告が相次ぎました（本稿執筆時点でGoogleからの公式発表は確認できていません）。後継にあたるGeminiのスキル機能は、現時点では「Gemini Spark」という有料の枠組みでのみ利用できると公式ヘルプに記載されています（出典）。

つまり、便利な機能そのものは、こちらの都合とは関係なく変わっていきます。数か月かけて社内に浸透させた使い方が、ある日「この機能は終了します」の一言で使えなくなることも、現実に起こりうるということです。

だからこそ、会社が持つべきなのは機能ではなく、中身のほうだと思います。今回、Claude Codeに作ってもらったのは、`SKILL.md`という1個のテキストファイルです。ファイル名を意識する場面はほとんどありませんが、`.claude/skills/`というフォルダの中に、中身がそのまま残っています。「うちの日報には何を書くのか」「よくある抜けは何か」——この中身は、どのAIサービスがなくなっても消えません。今日はClaudeのスキルとして使い、明日は別のサービスに貼り付ける——そういう持ち方をしておけば、道具が変わっても、積み上げた「うちのやり方」は生き残ります。

安全に使うための前提

日報には取引先名・担当者名・具体的な金額などが含まれます。AIに渡す前に「A社」「担当者B」のように置き換えるか、会社が契約するChatGPT Business/Enterprise、Google Workspace経由のGemini、Claude for Workなどの法人向けプランで扱ってください。個人向けの無料・有料プランを使う場合は、各サービスの設定でオプトアウトしてから使ってください
出てきた日報は、必ず書いた本人が目を通してから提出してください。メモに書いていないことをAIが補って書いてしまう場合があります
型のファイルは、共有ドライブなど会社の資産として残る場所に置いてください。作った人の個人アカウントの中だけにあると、その人が異動・退職したときに一緒に失われます

明日から真似できる勘所

毎回書いている説明は、書き捨てずにファイルにする。同じことを2回説明したら、それは型にする合図だと思います
型はゼロから考えず、今あるものから抜き出す。すでに社内にある書類を数本渡せば、自社の実態に合った型が短時間で手に入ります
自分用に作った型は、そのまま人に渡せる。一人が10件速く片付けるより、10人が同じ型を使えるほうが、会社としての効果は大きくなるのではないでしょうか
1つの業務から始める。日報でも、問い合わせメモでも構いません。最も頻繁に繰り返していて、毎回同じ説明を書いているものを1つだけ選んでください
型は、書いた人の個人フォルダではなく共有の場所に置く。会社の資産として残す意識が、個人の工夫を組織の仕組みに変えていくのだと思います

おわりに

毎日の作業をAIに頼むたびに同じ説明を書いているのは、うまい頼み方が、その都度書き捨てられているからだと思います。一度1個のファイルにまとめてしまえば、翌日からの入力は「今日あったこと」だけで済みますし、そのファイルはそのまま隣の席の人にも渡せます。自分の作業が速くなることと、みんなの仕上がりが揃うことが、同じ1個で両方かなうのが、この方法の良いところではないでしょうか。

日報1つ分の小さな型かもしれませんが、それは会社が初めて手にする「AIの使い方の共有財産」になるのだと思います。こうした小さな効率化を一つずつ積み重ねていくことが、やがて会社全体の余力になっていく——そんな身近な工夫を、これからも一つずつ見ていきたいと思います。

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