提案資料に「声の説明」を添える—比べる人にも決める人にも伝わる提案に

提案資料は、説明する人がそばにいる前提で作られていることが多いものです。けれど、お客様が提案を比べて検討するとき、そばに説明する人はいません。この記事では、提案を受ける側の目線から、資料に「声の説明」を添える意味を、Sylavids（シラビズ）のドラマシリーズ第2話をもとに考えます。

資料だけではどこが大事なのかが伝わらない

ドラマの主人公は、新しい業務システムを3社の提案から選ぶことになった担当者です。1社目の資料は文字がびっしりで、どこが大事なのか分かりません。2社目は絵が中心できれいですが、何を伝えたいのかが分かりません。これでは比べようがない、と頭を抱えます。

どちらの資料も、作った側には意図があります。ただ、その意図は、資料を説明する人の言葉と一緒になって初めて伝わるものです。資料だけが手元に届いたとき、読み手はその意図を自分で推し量るしかありません。資料に声の説明が添えてあれば、作った人が伝えたかった順番と強弱のまま、内容を受け取れます。

聞きながら見ると図の意味がすっと入ってくる

3社目の資料には、解説動画が添えられていました。声で説明を聞きながら資料を見ると、図の意味がすっと入ってきます。「あ、そういうことか」と分かるだけでなく、自分たちの職場で使う場面まで思い浮かびます。担当者は比較表に「こっちのほうが使いやすそうだ」と書き込みます。

Sylavidsは、PowerPointやPDFの資料を取り込むと、AIが原稿を下書きし、ナレーションと字幕の付いた解説動画を作ります。スライドの文をそのまま読み上げるのではなく、見る人の前提知識から問いを立て、用語の意味や理由、具体例まで順序立てて説明を組み立てます。
図を見ただけでは分からない「この図で何を言いたいのか」を、声で補えるのが解説動画の良さです。

比べる人にも決める人にも、同じ説明が届く

提案を比べる担当者の多くは、最後に上司や決裁者へ説明する必要があります。資料だけを回すと、上司は担当者と同じところでつまずきますし、担当者の口頭の補足は人によって違います。
解説動画が添えてあれば、上司にも同じ説明がそのまま伝わります。

提案する側にとっても、これは大事なことです。自分が同席できない社内の検討の場でも、自社の提案を、伝えたい順番と言葉のまま届けられるからです。

提案資料に添えるときのポイント

まずは、いつもの提案資料をSylavidsに取り込んでみてください。AIが下書きした原稿は、言い回しや読み方を自分の言葉に直せます。図やグラフのページでは、何を読み取ってほしいのかを一言で伝える原稿にすると、聞き手が迷いません。ナレーションは、登録した自分の声で作れます。

提案の内容を相手に合わせて変えたときは、変えたページの原稿と音声だけを作り直せます。資料に声の説明を添えることは、比べる人、決める人の手間を減らし、自社の提案の良さを正しく受け取ってもらうための準備です。

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