個別支援計画の更新管理表の作り方｜期限と未完了を整理する【放デイ・児発】
個別支援計画の更新管理表は、
「誰の計画か」
「どこまで済んだか」
「次に誰が何をするか」
「いつ確認するか」
を並べると、次の仕事を見つけやすくなります。
更新予定日だけの一覧では、面談を調整しているのか、原案を検討しているのか、同意や交付の確認が残っているのかまでは分かりません。予定と実績を分け、未完了の工程に担当者と次の行動を添えることがポイントです。
この記事では、放課後等デイサービス・児童発達支援で、今ある紙・Excel・専用ソフトを使いながら管理項目を整理する方法を紹介します。以下の表は項目の考え方を示したもので、国が定める管理様式ではありません。
まず、今の仕組みで分かることを確認する
新しい表を作る前に、現在の管理画面や書類を見て、次の3点が確認できるか確かめてください。
更新や見直しを予定している児童は誰か
説明・同意・交付など、どの工程が未完了か
その確認を誰が引き受け、次にいつ動くか
専用ソフトにも管理機能があります。たとえばコノベルは、計画の期限アラート、作成フロー、保護者による確認・承認を案内しています。コノベルの個別支援計画書機能
すでに必要な確認ができているなら、同じ情報をExcelへ写し直す必要はありません。
一方、紙で扱っている分や、別のファイルに置いた資料について、ソフトの画面だけでは状況を追えない運用なら、その部分をどう見えるようにするかを考えます。すべての事業所で同じ負担が残るわけではないので、まず自分の事業所で確認に手間がかかっている箇所を見つけるところから始めます。
管理する単位は「児童」と「今回の計画」
児童名だけの一覧を毎回上書きすると、今回の同意や交付なのか、前回分なのかを区別しにくくなります。
管理上は、児童を識別する情報に加えて、今回の計画期間や版を確認できるようにします。児童IDを使う場合も個人情報として適切に扱い、閲覧できる人を事業所内の必要な範囲に限ります。
計画の内容そのものを、管理表に丸ごと転記する必要はありません。元の計画書や記録へたどれるようにして、表には進み具合の確認に必要な情報を置きます。
更新管理表に入れたい項目
児童の識別情報・計画期間・版：誰の、どの計画を管理しているか。
前回の見直し実施日：直前の見直しをいつ行ったか。
次回見直しの予定・確認根拠：予定日と、その根拠。
モニタリング・面談準備：情報収集と日程調整の進み具合。
原案・個別支援会議：検討や記録確認の進み具合。
説明・同意：説明済みか、内容の確認が必要か、同意を確認できたか。
紙の返却・受領：紙を扱う場合、対象書類が戻っているか。
交付先ごとの状況：必要な相手へ、どの版を交付したか。
次の行動・担当者・予定日：未完了の仕事を誰がいつ進めるか。
実績日・記録の所在：実際に行った日と、根拠を確認できる場所。
最初からすべてを一つの横長の表に入れる必要はありません。全体一覧には次の行動を置き、詳しい同意・交付の履歴は別の記録へつなぐ方法もあります。
国の基準では、計画の説明と文書による同意、交付、モニタリング、見直し等が定められています。これらを一つの「作成済み」欄にまとめず、工程ごとに確認するための整理です。列の数や名称、担当者欄はテダテヤの運用提案です。指定通所支援基準・第27条、第71条
「予定」「実績」「確認できない」を分ける
面談日が決まったことと、面談が終わったことは別です。同様に、同意をお願いしたことと、同意を確認できたことも別です。
予定日はこれから動くための情報、実績日は実際に行ったことの記録として分けます。「いつ行ったか分からない」ときは、推測した日を埋めるのではなく、確認する担当者と予定を置きます。
空欄にも注意が必要です。未実施なのか、該当しないのか、入力していないだけなのかが分からないと、結局、口頭で聞き直すことになります。
状態は「未着手」「調整中」「実施済み・記録確認待ち」「記録確認済み」「要確認」など、職員が同じ意味で使える言葉にそろえます。該当しない項目は、その理由を確認できるようにします。
紙・Excel・ソフトの役割を決める
併用するときに決めたいのは、情報の種類ごとに「どこを見れば確かな内容が分かるか」です。
計画の本文、同意の記録、交付の履歴、進捗一覧。それぞれの保管先と更新する担当を決め、管理表から確認できるようにします。
紙に書かれた情報をソフトとExcelの両方へ同じように入力する運用は、転記や照合の仕事を増やします。既存ソフトで分かる情報はそこを使い、別管理が必要なものを絞ってください。
表を増やしても、更新する担当やタイミングが決まっていなければ、一覧の内容を信用できなくなります。担当者が休みのときの確認先も含め、少ない項目で続けられる形を優先します。
週の確認では「次の行動がない未完了」を探す
週に一度など、事業所で続けられる間隔を決め、次の順で確認する方法があります。
見直しや準備の予定が近いものを確認する
予定を過ぎたものと、予定自体が不明なものを確認する
未完了の工程に、次の行動・担当者・予定日があるかを見る
完了したものは、実際の日付と記録を確認して更新する
この週次確認は事業所の運用例で、全国一律の義務ではありません。期限の具体的な扱いや自治体から示された確認事項は、所在地の指定権者の資料と照合してください。
表の目的は、支援目標や評価を自動で決めることではありません。必要な情報を探し、進み具合を聞き直す仕事を整理して、児童本人の支援を考える時間を確保することです。
関連する記事・道具
原案やモニタリングの表現を探したい方：Kindle『個別支援計画 文例200 実態別インデックス』（Amazon）。文例は、本人の実態や支援内容に合わせて検討するための参照用です。
Kindle『運営指導に強い記録の書き方 記入例100』（Amazon）
※紙の本（ペーパーバック）もあります。Amazonのページで「ペーパーバック」を選べます。事業所に1冊置いて、職員で回し読みするのに向いています。
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制度・製品情報の確認日：2026年9月10日。
更新・回収管理について、現場の声を教えてください
テダテヤでは現在、「個別支援計画 更新・回収管理キット」の開発を検討しています。
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今のソフトや管理方法で十分か。紙やExcelを併用する中で、確認の手間が残っているか。必要な道具を考えるため、現在の管理方法と困りごとを伺っています。
3分を目安に答えられるアンケートです。「困っていない」「今の方法で十分」という回答も歓迎します。途中で予定価格をお示しし、率直なご意見を伺います。
購入申込みではありません。児童・保護者を特定できる情報や、計画書の添付は不要です。
考えなくてよい事務を減らし、支援を考える時間を取り戻す。そのために必要な形を、現場の声から考えていきます。
