個別支援計画の同意書が戻らないとき｜回収漏れ・未同意を分けて管理する
個別支援計画の同意書が戻らないときは、まず、
「説明が済んでいない」
「内容を確認している」
「同意を確認できていない」
「紙の返却を待っている」
のどこに当たるかを確認します。
すべてを「未回収」とまとめると、次に必要なのが説明なのか、内容の相談なのか、返却方法の調整なのかが分からなくなります。未完了の理由に、担当者と次の連絡予定を添えると、対応を引き継ぎやすくなります。
この記事は、放課後等デイサービス・児童発達支援での確認と記録の整理方法です。特定の児童や事業所の事例ではなく、管理する項目と手順を示します。
同意を得ることと、書類を受け取ることを分ける
国の指定通所支援基準は、計画について保護者と児童に説明し、文書による同意を得ることを定めています。児童発達支援の第27条の規定は、第71条により放課後等デイサービスにも準用されています。指定通所支援基準・第27条、第71条
ここで確認したいのは、どの計画の内容について説明し、どのような同意の記録が残っているかです。
紙が戻っていないことだけで「説明も同意もすべて未実施」とは判断できません。一方、口頭で了承されたという記憶だけで、文書同意まで確認済みにすることも避けます。
書類の受領状況と、説明・同意の記録を別々に確認してください。
「戻らない理由」に応じて次の行動を決める
次の区分は、テダテヤが提案する整理方法です。全国共通の法定区分ではありません。
まだ説明できていない：説明する担当と日程を調整する。
内容について質問・意見がある：確認する点と返答する担当を整理する。
同意の記録を確認できない：対象の版と、説明・同意の経過を確かめる。
紙の返却を待っている：返却方法と次回確認日を調整する。同意記録の確認は別に行う。
返却を受けたが内容を未確認：対象の計画・記載内容・必要な記録を確認する。
同意は確認でき、交付確認が残る：必要な交付先と交付した版を確認する。
保護者が内容を検討している段階では、返却の催促を重ねるだけでは前に進みません。児童本人や保護者の意向を聞き、必要な説明や支援内容の検討につなげます。
管理表には個別の相談内容を細かく書き写さず、必要な記録の所在と対応担当を置く方法もあります。職員が確認に必要な範囲で扱えるようにします。
回収状況には「次の連絡」を残す
回収管理で役立つのは、未回収の印に加えて、次に誰が動くかが分かる情報です。
対象の児童と、計画期間・版
現在の状態と、確認が必要な点
最後に連絡した日と対応した職員
次に行うこと、担当者、確認予定日
説明・同意・受領について確認できた日付
根拠となる書類や連絡記録の保管先
毎回全職員に状況を聞く運用になっているなら、「最後に対応した人」と「次に対応する人」を分けて残すだけでも、確認先がはっきりします。
同じ保護者へ複数の職員が重ねて連絡しないよう、対応後に記録を更新するタイミングも決めておきます。書類が戻ったあと、誰が確認して状態を変えるかも同じです。
同意日と回収日を、帳尻合わせに使わない
同意を確認する日付と、事業所が紙を受け取った日付は、異なる場合があります。管理上は、それぞれ何の日付なのかを区別して記録します。
紙に記載された日付、説明の記録、実際の受領日が食い違う場合は、推測でそろえず、確認できた事実と未確認の点を残します。担当者の記憶だけで過去の日付を埋めたり、予定日を実績日に置き換えたりしないことが大切です。
すでに支援を行っていて同意の状況が不明な場合や、計画期間との関係に疑問がある場合は、管理者・児発管で事実を整理し、必要に応じて指定権者へ対応を確認します。後から書類が戻れば、それ以前の手続きも自動的に解決する、と考えて処理しないでください。
交付の確認も、回収とは別に行う
国の基準には、保護者に加え、その保護者へ指定障害児相談支援を提供する者への計画の交付が定められています。書類の回収欄だけで、交付まで完了した扱いにしないようにします。指定通所支援基準・第27条、第71条
交付については、「誰に」「どの版を」「いつ」「どの方法で」渡したかを確認できるようにします。相談支援の利用状況等に応じて、該当する交付先を確認してください。
自治体から示された提出方法や電子的な手続きの取扱いを使う場合は、自治体名と適用範囲を確認します。ある自治体で案内された期限や方法を、そのまま他の地域にも当てはめることはできません。
電子サインで解決できる仕事もある
紙の持参や郵送が負担であれば、現在使っているソフトの機能を確認することも選択肢です。アルバトロスは、保護者からオンラインで署名を受け取る機能を案内しています。アルバトロスの電子サイン依頼機能
すでに電子サインや未完了の一覧で必要な確認ができているなら、別の回収表を増やす必要はありません。
紙の利用者と電子的に対応する利用者が混在する運用では、両方の状況をどこで確認するかを決めます。ソフトに紙の対応状況も登録できるなら、その機能を利用する方法があります。外で管理する必要があるなら、対象と項目を絞ります。
署名を受け取る方法と、内容に関する相談や次の連絡を引き継ぐ方法。それぞれの仕事が現在の仕組みで足りているかを確認することが、運用を見直す出発点になります。
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説明前の原案の表現を検討したい方：Kindle『個別支援計画 文例200 実態別インデックス』（Amazon）。文例は表現の参照用であり、同意や回収の問題を解消する道具ではありません。
※紙の本（ペーパーバック）もあります。Amazonのページで「ペーパーバック」を選べます。事業所に1冊置いて、職員で回し読みするのに向いています。
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今のソフトや管理方法で十分か。紙やExcelを併用する中で、確認の手間が残っているか。必要な道具を考えるため、現在の管理方法と困りごとを伺っています。
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