Google Workspaceを契約しているのに、Gmailとカレンダーしか使っていない会社へ――意外と使っていない8つの機能

Google Workspaceを契約している会社は、ずいぶん増えたと思います。ただ、実際に毎日使っているのはメールとカレンダー、あとはドライブに共有のファイルを置くところまで、ということはないでしょうか。

料金は毎月きちんと引き落とされています。それなのに、何が入っているのかを確かめたことがない。そういう状態は、けっこう多いのではないかと思います。

今回は、その契約の中身を一度棚卸ししてみます。新しく契約するものも、追加で払うものもありません。すでにお手元にある道具を並べ直すだけの回です。

「何でもできる」は、「何をすればいいか分からない」と同じ

現場では、こうしたご相談の声がよく聞かれます。

社内の情報が複数のツールと紙に分散していて、探すのに時間がかかる。Google Workspaceは導入しているものの、使い方が従業員ごとにバラバラで標準化が進んでいない——という食品製造卸業のお話。あるいは、社内にITやDXの専門人材がいないため、Google Workspaceを導入したものの、最適な運用方法が判断できていないという繊維業のお話。

業種はまったく違うのに、困りごとの形はよく似ています。「契約はしている。でも、何ができるのか分からない」という状態です。

ここが厄介なのは、道具が足りないわけではないことです。むしろ入っているものが多すぎて、どこから手をつければいいのか分からなくなっている。「何でもできます」という説明は、受け取る側からすると「何をすればいいか分からない」とほとんど同じ意味になってしまうのだと思います。

実際、中小企業がいちばん求めている支援は、お金の話だけではないようです。中小企業基盤整備機構が全国の中小企業1万社を対象に行った調査（2026年3月公表）では、AIの導入を推進するために必要な公的支援として「導入事例などの情報提供」を挙げた企業が70.5％（この設問に回答した約1,600社のうちの割合）にのぼりました。最も多かった「導入費用などの助成」（77.9％）に次ぐ2番目で、お金の支援とあわせて情報も求められていることが分かります（出典）。「何ができるのか」を具体的に知りたい、という声だと読めます。

ですので今回は、このマガジンで実際に手を動かして試してきたものを、「お手元のWorkspaceの機能」という視点で並べ直し、最後に一覧としてお見せしたいと思います。ふだん見慣れたツールの中に、実はこんな機能があったのか、という発見にお付き合いください。

なお、以下の内容はBusiness Standard（月払いの場合、1人あたり月1,900円・税抜）の契約を前提にしています。プランによって使える機能が変わりますので、ご自身の契約でどこまで使えるかは、あとで触れる公式のプラン比較ページでご確認ください。

※本記事の料金・プランの利用条件は、2026年10月26日時点の公式ページの情報です。また、各機能の画面や操作は、2026年8月に実際に試したときのものです。Googleは料金や機能、ボタンの名前や配置を随時更新しますので、本文と違っている場合があります。最新の内容は公式ページでご確認いただき、ボタンが見当たらないときは、画面の中を少し探してみてください。

まず、いちばん身近なところから——Gmailが過去のやり取りを読んで返信を書く

このマガジンの最初の回で、メールの返信の下書きをAIに頼むという話を書きました。そのときお伝えしたのは、Gmailの返信画面にあるAIのボタンに「来週の水曜14時か木曜10時で打ち合わせを提案する返信を、200字以内で」と指示を打つと、下書きがそのまま本文に入る、という使い方です。AIの画面とメールの画面を行き来してコピペする手間が消えるだけでも、続けやすさがまるで違いました。

ただ、あのときは触れられなかったことがあります。公式のヘルプによれば、Gmail内のGeminiは受信トレイの中を検索して、過去のやり取りから情報を拾える機能を持っているそうです（出典：Gmailヘルプ「Gemini in Gmail を活用する」）。

これがどういうことか、少し想像してみてください。

取引先の担当者から、値上げの相談メールが届いたとします。返事を書くには、その人と過去にどんな取り決めをしていたか、今回の話がそれと食い違っていないかを思い出す必要があります。この記憶をたぐり寄せて、過去のメールを検索して、それから文章を書き始める。返信で時間がかかるのは、文章を書く部分ではなく、この思い出す部分ではないでしょうか。

もしAIが過去のやり取りまで自分で拾ってきて返信案を出してくれるなら、省けるのはその部分ということになります。実際どこまでやってくれるのか、試してみました。

実際に試してみました

架空の取引先「株式会社みどり食品」の山田さんとのやり取りを3通用意し、次の3つの取り決めを仕込みました。

• 価格改定は、実施の2か月前までに連絡する

• 価格改定の検討は、4月と10月にまとめて行う

• 稟議には時間がかかる

そのうえで、別のスレッドとして、この3つすべてと食い違う、次のような値上げ相談のメールを新しく受け取った、という状況を作りました。

「来月から」の値上げも、「今週中」の回答も、過去の取り決めとは食い違っています。

実験1：過去のやり取りには触れず、最小限の指示だけで頼む

返信画面下部の「☆＋鉛筆」アイコン（下書きを作成）をクリックすると、プロンプトの入力欄が出てきます。過去のやり取りには一切触れない、次の最小限の指示だけを打ち込みました。

このメールへの返信の下書きを作ってください。

2秒ほどで返信案が返ってきましたが、3つの取り決めにはひとつも触れられておらず、先方の要求をそのまま受け入れるだけの内容でした。文面としては整っているものの、過去の経緯を無視しているため、ほぼ全文を書き直す必要がある返信案です。

実験2：「過去のやり取りを踏まえて」と明示的に頼む

同じメールを開いたまま、サイドパネルに次のように打ち込みました。

株式会社みどり食品の山田さんとの過去のやり取りを確認したうえで、
このメールへの返信の下書きを作ってください。
これまでに取り決めた内容と食い違っている点があれば、それを指摘したうえで、
角が立たない言い方で調整をお願いする文面にしてください。

4秒ほどで返ってきたのが、次の返信案です。

3つの取り決めすべてに触れ、しかも「以前のメール（8月21日付）にて」と日付まで具体的に引用しながら食い違いを指摘する文面になっており、事実と異なる内容は見当たりませんでした。実験1と同じメール1通を渡しただけなのに、「過去のやり取りを確認したうえで」という一言があるかないかで、ここまで内容が変わります。

試してみて分かったこと

いちばんの発見は、Geminiは、頼まれなければ過去のやり取りを自分から探しにいかないということでした。実験1のように「返信を作ってください」とだけ頼んだ場合には、目の前のメール1通だけを見て返信案を作ってしまいます。一方で、「過去のやり取りを踏まえて」と一言添えるだけで、別スレッドに埋もれていた3つの取り決めを自分で探し出し、日付まで引用しながら的確に指摘してきました。過去を読み解く力そのものは十分にある。それを引き出せるかどうかは、指示の一言にかかっているというのが、今回いちばんの収穫です。

指示さえ一言加えれば、過去を思い出す手間そのものをAIに肩代わりしてもらえる。事実と違うことを書かれる心配も、今回の範囲では見られませんでした。取引先とのやり取りが増えるほど、この「読み解く力」の価値は大きくなっていくのではないでしょうか。

お手元にある道具の棚卸し——もう試せるものが4つあります

Gmailの話をしたところで、本題の棚卸しに入ります。

このマガジンでは、これまでいくつかの回で実際に手を動かしてきました。そのとき使った道具は、実はすべてGoogle Workspaceの契約に含まれているものです。新しい契約も、追加の支払いも発生していません。

Gemini Notebook（旧NotebookLM）でできること

• 社内規定やマニュアルをQ&Aにする：就業規則や社内ルールを読み込ませておくと、「有給は何日前までに申請？」といった問い合わせに、根拠のページ付きで答えが返るようになります（詳しくはこちら）

• 複数拠点のバラバラな記録を横断して検索する：拠点ごとに書式の違う報告書をまとめて読み込ませ、「同じトラブルは他の拠点で起きていないか」を一度に探せます（詳しくはこちら）

• たまった記録を分析して、会議資料の形にする：トラブル記録を読み込ませ、優先順位の根拠として会議用のスライドにまとめるところまで頼めます（詳しくはこちら）

AppSheetでできること

• スプレッドシートから、常に見えるダッシュボードを作る：売上や案件の進捗を、その都度AIに聞き直すのではなく、開けばいつでも見える状態にできます。プログラミングは要りません（詳しくはこちら）

この4つについて、公式のプラン比較ページを確認したところ、AppSheetとGemini Notebookは、どのプランでも利用可能と表記されていました（出典）。ただしGemini Notebookは、Business Starterでは「基本的なアクセス」にとどまり、Standard以上のほうが利用できる範囲が広くなります。とはいえ、この4つは契約プランを問わず、今日から手をつけられるということになります。

「AIを本格的に使うには、まず何かを契約しないと」と考えていた方には、順番が逆かもしれません。契約はもう済んでいて、まだ開けていない箱がある、というのが実際のところではないでしょうか。

まだ紹介していない機能も、簡単に見ておきます

棚卸しですので、このマガジンでまだ扱っていないものにも触れておきます。どれも、いつも見慣れたツールの中に、すでに入っている機能です。深追いはせず、「実はこんなことができる」という驚きだけを短くご紹介します。

Google Meetにも、実は自動で議事録を作る機能があります——会議中に「メモを取る」を選んでおくと、終了後にGoogleドキュメントとして議事録が作られます。日本語にも対応しています（出典：Google Meetヘルプ）。議事録の担当を決めるのが毎回の負担になっている会社では、いちばん効きやすいところだと思います。

実際に一人で会議を開いて試してみると、開始とほぼ同時に記録が始まり、終了の3〜4分後にはGoogleドライブの「Google Meet」フォルダに議事録が自動作成され、あわせてメールでも通知が届きました。発言をそのまま書き起こすのではなく、決まったことや要点を要約してくれる形です（自動で記録が始まるかどうかは組織の管理者設定によって変わるようですので、まずは会議画面でメモのボタンを確認しておくと安心です）。

Googleスプレッドシートの中にも、実はGeminiが入っています——数字が並んだ生データを渡して、集計やグラフをその場で作らせることができます。「これをどう集計しようか」と考える時間を省ける、スプレッドシートならではの使い方です。

実際に、スプレッドシート画面右上のGeminiマークから「担当者ごとの売上予定額をグラフにしてください」と頼んでみました。最初は「データソースを指定してください」と参照するシートを聞かれ、開いているシートの中身を自動では読み取っていない様子でしたが、`@`でシートを指定してから改めて頼むと、「担当者別売上」という新しいシートが作られ、そこに元データを参照するピボットテーブルとグラフが一緒に出来上がりました。ピボットテーブルとグラフをその場で作ってくれるのは、まさにスプレッドシートならではの機能だと感じました。

Googleドキュメントを開いたその画面にも、実はGeminiがいます——文書を開いた画面のまま、たたき台の作成や要約を頼めます。案内文やお知らせのように「ゼロから書き出すのが億劫な文書」で、最初の一歩を軽くしてくれます。

実際に開いてみると、文書右上のGeminiボタンから頼んだ場合は、出来上がった文章がそのままドキュメントに書き込まれました。一方、画面右上の「Geminiに相談」から同じことを頼むと、結果は横に開いたチャット欄に出るだけで、ドキュメントへはコピー&ペーストが必要です。同じGeminiでも、呼び出す場所によって手間がこれだけ変わってくることが分かりました。たたき台の作成だけでなく、要約も同じ画面から頼めます。長い議事録や資料を最初から最後まで読む前に、まず全体像をつかんでから読み始められるのは、要約ならではの価値ではないでしょうか。

Googleスライドにも、実はプレゼン資料をたたき台から作ってもらう機能があります——真っ白なスライドを前に構成から考える時間がなくなり、まずたたき台が出てくる、という使い方ができるようです（出典：Geminiの機能とプランの詳細）。

実際に試してみると、Geminiの呼び出し口は、スライド編集画面の右側に並ぶアイコン列（スライド・画像・メディア・アップロードなど）の中の「スライド」というボタンでした。最初は5枚分をまとめて頼んでみたところ、しばらく待っても何も起こらず、よく見ると「今のところ、一度に作成・編集できるのは1枚だけです」という趣旨のメッセージが表示されていました。1枚あたり25秒ほどで、1枚ずつ頼み方を変えながら最終的に4枚作成しました。

このとき指示したのは内容だけで、デザインは何も指定していませんでした。すると、なぜか2枚目だけ背景が白く浮いてしまい、他のページと統一感のない仕上がりになりました。

そこで、「配色は白背景に紺色を基調、フォントは統一、1枚には1つのトピックだけ」というデザインのルールを最初に伝え、スライドを頼むたびに毎回このルールを再掲する、という改善プロンプトを試しました。結果、配色やフォントの統一感は目に見えて改善しました。ただ、「1トピックにまとめて」と指示しても、「課題」と「解決策」という2つのトピックが、1枚の中に左右2カラムで詰め込まれる形になりました。しかも左側はシンプルな箇条書きなのに、右側だけ写真を背景にした説明という、トーンのちぐはぐなレイアウトです。1回のやり取りで作れるのが1枚だけ、という制約の裏返しで、内容を2枚に割るという判断まではしてくれないようでした。

たたき台としてのスピードは魅力的ですが、そのまま配布できる完成度にするには、写真の使用可否も含めてもう一段踏み込んだ指示が必要、というのが正直なところです。

Googleドライブも、実はAIでファイルを探せます——「あの条件は、どのファイルに書いてあったか」をドライブに直接聞けます。ファイルをまたいで探してくれるので、資料が増えるほど効いてくる機能だと思います。

実際に試すと、ドライブ上部の検索窓はキーワード完全一致の従来型検索のままで、AI検索は「Geminiに相談」のボタンから別に呼び出す必要がありました。呼び出すと、完全一致でなくても内容に関連するファイルを探し出してくれます。第9回で扱ったGemini Notebookとの違いは、検索対象をあらかじめ自分で選んで読み込ませておくか（Notebook）、手元にある全ファイルを対象にその場で聞くか（この機能）という点で、目的に応じて使い分けるとよさそうです。

なお、ここで挙げた5つは、いずれもBusiness Standard以上のプランで使えるものです。ご自身の契約でどこまで含まれているかは、公式のプラン比較ページでご確認いただくのが確実だと思います。

棚卸しの結果——月1,900円の契約に、これだけ入っていました

ここまで見てきた8つの機能を、一度まとめておきます。

1. Gmail：過去のやり取りを踏まえた返信の下書き

2. Gemini Notebook：社内規定・マニュアルのQ&A化／複数拠点の記録を横断して検索／たまった記録の分析と会議資料化

3. AppSheet：スプレッドシートから常設ダッシュボード

4. Google Meet：会議の自動メモ生成

5. Googleスプレッドシート：数字の集計・グラフ化

6. Googleドキュメント：たたき台の作成・要約

7. Googleスライド：プレゼン資料のたたき台生成

8. Googleドライブ：ファイルをまたいだAI検索

どれから始めるか——選ぶのは、1業務だけです

ここまで8つの機能を並べてきました。ただ、棚卸しをしたあとにいちばん起きやすいのは、「よし、全部やってみよう」と考えて、結局どれも中途半端に終わることではないかと思います。

冒頭の困りごとに戻ります。「何でもできる」は「何をすればいいか分からない」と同じでした。であれば、棚卸しの次にやることは、機能を増やすことではなく、選ぶ数を1つに減らすことです。

選ぶときの目安は、次の順番がいいのではないかと思います。

1. 毎日、または毎週かならず発生している業務であること。月に1回の業務を効率化しても、効果を感じる前に忘れてしまいます

2. 手作業や転記が多いこと。考えることが中心の仕事より、写す・整える・探すといった作業のほうが、変化がはっきり出ます

3. 自分ひとりの判断で始められること。誰かの承認や、他部署との調整が必要な業務は、最初の1つには向きません

この3つで絞ると、多くの会社では冒頭のメールか、会議の議事録あたりが残るのではないでしょうか。どちらも毎日か毎週発生していて、手作業が多く、自分ひとりで今日から試せます。

そしてこれが大事なところですが、その1つを試すために、新しく契約するものは何もありません。今日払っている料金の中に、もう入っています。

おわりに

Google Workspaceを契約しているのに使いこなせていない、という状態は、能力の問題ではないのだと思います。何が入っているのかを確かめる機会が、これまでなかっただけではないでしょうか。

一度棚卸ししてみると、思っていたよりずっと多くの道具が、すでに手元にあることが分かります。あとは、そのうちの1つを選んで、明日の朝の1通から試してみるだけです。

新しい契約も、大きな投資も要りません。すでに払っているものを、少しだけ使い切る。そんな小さな効率化を一つずつ積み重ねていくことが、やがて会社全体の余力になっていく——これからも、そうした身近な工夫を一つずつ見ていきたいと思います。

書籍化のお知らせ

この連載で扱ってきた実務を、一人の工夫で終わらせず、会社の判断につなげるために書籍化しました。
noteでの連載では現場での操作方法について扱っていますが、本では経営者が決める始め方・任せ方・広げ方を扱います。

書名は『一人のAI活用を、会社の力に変える』。Kindle版と紙の本（ペーパーバック）で発売中です。

▼Kindle版

Kindle+（旧Kindle Unlimited）をご利用中の方は、追加料金なしでお読みいただけます。

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