OneDriveとSharePointの違いは？Teamsのファイル保存先と小さな会社のフォルダ設計・退職時のルール

「OneDriveとSharePointの違いがよく分からない。とりあえず各自のOneDriveに保存している」
「Teamsで送ったファイルが、あとからどこにあるのか探せない」
「退職した人のOneDriveに会社の資料が残っていた。どうすればいい？」

Microsoft 365を使い始めた小さな会社で、とてもよく聞く悩みです。OneDriveとSharePointの違いをひと言でいうと、OneDriveは「個人の持ち物」、SharePointは「チームの持ち物」です。そしてTeamsのファイル保存先は、チャネルならSharePoint、チャットなら送った人のOneDriveです。

結論を先に書きます。

• 個人の下書き・作業中のファイル → OneDrive

• 部署・プロジェクトで使う資料（会社の資料） → SharePoint（Teamsのチャネル）

• 取引先と共有する資料 → 取引先ごとの専用チーム／サイト（社内用とは分ける）

• 退職時に困らないためのルールは「会社の資料は最初からSharePointに置く」の1つに尽きます

この記事では、2026年10月時点のMicrosoft公式情報をもとに、3つのサービスの違い、Teamsでファイルがどこに保存されるか、小さな会社のフォルダ設計例、共有リンクの選び方、退職・異動時の手順までを整理します。

結論：ファイルの置き場所早見表

まずは「このファイルはどこに置くか」の早見表です。迷ったらこの表に戻ってください。

• 個人のメモ・下書き・作業途中のファイル｜置き場所：OneDrive ／ 理由：自分だけが使う。完成したらSharePointへ移す

• 部署の資料（規程、テンプレート、マニュアル）｜置き場所：SharePoint（Teamsの「全社」「総務」などのチャネル） ／ 理由：担当が変わっても残る

• プロジェクト・案件の資料｜置き場所：SharePoint（Teamsのチャネル） ／ 理由：メンバー全員が同じ最新版を見る

• 社内チャットで一時的に渡すファイル｜置き場所：Teamsのチャット（送信者のOneDrive） ／ 理由：一時的な受け渡し用。正式な保管場所にしない

• 取引先・外部パートナーと共有する資料｜置き場所：取引先ごとの専用チーム／サイト ／ 理由：社内資料と権限を分けて、誤共有を防ぐ

• 経営・人事・給与など機密資料｜置き場所：限られたメンバーだけのサイト（またはプライベートチャネル） ／ 理由：アクセスできる人を最小限にする

ポイントは、「会社の資料を個人のOneDriveに置かない」ことです。OneDriveは便利ですが、持ち主が辞めると削除の対象になります。詳しくは後半の「退職・異動時の手順」で説明します。

OneDrive・SharePoint・Teamsの3つの違い（持ち主・権限・退職時）

3つのサービスは、どれもファイルを保存・共有できるので混乱しがちです。違いは「持ち主」「権限」「退職時の扱い」の3点で考えると整理できます。

• 持ち主｜OneDrive：個人（ユーザー1人） ／ SharePoint：チーム・組織 ／ Teams（ファイル）：チーム（実体はSharePoint）

• 主な用途｜OneDrive：個人の作業ファイル ／ SharePoint：部署・プロジェクトの共有資料 ／ Teams（ファイル）：会話しながらの共同作業

• 権限の決まり方｜OneDrive：本人が1ファイルずつ共有 ／ SharePoint：サイトのメンバー単位で管理 ／ Teams（ファイル）：チームのメンバー＝アクセスできる人

• 退職時｜OneDrive：アカウント削除後、保持期間を過ぎると削除 ／ SharePoint：残る（持ち主が会社のため） ／ Teams（ファイル）：残る（チャネルのファイル）

• 容量の目安｜OneDrive：1ユーザーあたり1TB（Business Basic/Standard） ／ SharePoint：組織全体で1TB＋ライセンスごとに10GB ／ Teams（ファイル）：SharePointの容量を使う

1. 持ち主：個人か、チームか

OneDriveは「1人に1つ」与えられる個人用の保存場所です。Microsoftの公式サービス説明では、Microsoft 365 Business Basic・Business Standard・Business Premiumのいずれも、OneDriveの容量は1ユーザーあたり1TBと案内されています（E3/E5のように5TBまで増やせる記載はBusinessプランにはありません）。

SharePointは「チームや組織」の保存場所です。公式の「SharePoint の制限」では、Businessプランの組織全体の容量は1TB＋購入ライセンス1つあたり10GBとされています。たとえば10ユーザーなら、1TB＋100GB＝約1.1TBを全サイトで分け合う計算です。なお、この組織全体の容量には各ユーザーのOneDriveは含まれません。

小さな会社では「SharePointは1.1TBしかないのに、OneDriveは1人1TBもある」ため、つい個人のOneDriveに置きたくなります。ただ、容量の大きさよりも「誰の持ち物か」を優先して置き場所を決めるのが、後で困らないコツです。

2. 権限：ファイルごとか、メンバーごとか

OneDriveのファイルは、基本的に持ち主本人がファイル・フォルダ単位で共有します。共有した相手や範囲は本人にしか分かりにくく、「誰に何を共有したか」を会社として把握しづらいのが弱点です。

SharePoint（とTeams）は、サイトやチームのメンバーに入っている人がアクセスできる、という考え方です。新しい人が入ったらメンバーに追加し、異動したら外す。これだけで権限が整うので、管理がずっと楽になります。

3. 退職時：消えるか、残るか

いちばん大きな違いがここです。SharePoint（Teamsのチャネル）のファイルは、作った人が退職しても残ります。一方、OneDriveは持ち主のアカウントが削除されると、保持期間の後に削除される流れになります。具体的な日数は後半で説明します。

→ Microsoft 365 Business BasicとStandardどっち？2026年7月値上げ後に小さな会社が見る5つの判断軸

Teamsでファイルを送ると、どこに保存される？

「Teamsのファイル保存先」は、どこでファイルを送ったかで変わります。Microsoftの公式ヘルプ・管理者向けドキュメントの内容をまとめると次のとおりです。

• 標準チャネル（投稿・ファイルタブ）｜保存先：チームのSharePointサイトの既定のドキュメントライブラリ内、チャネル名のフォルダ ／ アクセスできる人：チームのメンバー

• プライベートチャネル｜保存先：そのチャネル専用のSharePointサイト ／ アクセスできる人：プライベートチャネルのメンバーのみ

• 共有チャネル｜保存先：そのチャネル専用のSharePointサイト ／ アクセスできる人：共有チャネルのメンバーのみ

• チャット（1対1・グループチャット）｜保存先：送った人のOneDrive ／ アクセスできる人：そのチャットの参加者

公式ヘルプでは、「チャネルにアップロードしたファイルはチームのSharePointフォルダーに保存され、チャットで送ったファイルはOneDriveに保存され、その会話の参加者とだけ共有される」と説明されています。チャットのファイルは、多くの環境で送信者のOneDrive内の「Microsoft Teams Chat Files」というフォルダに入ります。

ここから分かる注意点は2つです。

• チャットで送ったファイルは、送った人の個人の持ち物です。送った人が退職すると、OneDriveと一緒に削除の対象になります

• チャットで「修正版です」「再修正版です」と送り合うと、それぞれ別のファイルが各自のOneDriveに増えていきます。どれが最新か分からなくなる原因です

つまり、チャットは「一時的な受け渡し」、正式な資料はチャネル（SharePoint）と決めておくのが安全です。チャットで相談する場合も、ファイルそのものを添付するのではなく、チャネルに置いたファイルのリンクを貼る習慣にすると、最新版が1つにまとまります。

→ Teams議事録をAIで自動作成する方法｜無料範囲・Copilot・Premiumの違いとkintoneへの残し方

小さな会社のフォルダ設計例：「チーム／チャネル／フォルダ」の3階層

10〜30人規模の会社なら、SharePointのサイトを細かく作り込むより、Teamsのチームを入口にして3階層で整理するのがおすすめです。Teamsのチームを作ると、裏側でSharePointのサイトが自動で作られ、標準チャネルごとにフォルダができます。

3階層の考え方

• 第1階層：チーム（＝SharePointサイト）｜単位：「アクセスできる人」が同じ範囲 ／ 決め方：全社／部署／取引先ごと

• 第2階層：チャネル（＝フォルダ）｜単位：業務・テーマ ／ 決め方：総務、経理、営業、案件A など

• 第3階層：フォルダ｜単位：年度・種類 ／ 決め方：2026年度、契約書、見積書 など

いちばん大事なのは、チームは「アクセスできる人の範囲」で分けることです。チームのメンバー＝見られる人なので、「この資料は経理の人だけ」という範囲が違うなら、チームを分けます（または、プライベートチャネルを使います）。逆に、見られる人が同じなら、チームを増やさずにチャネルで分けたほうが探しやすくなります。

設計例（社員15人の会社）

• チーム「全社」（全員）

• チャネル：お知らせ／規程・マニュアル／テンプレート

• チーム「営業」（営業メンバー＋社長）

• チャネル：提案書／見積・契約／案件_A社／案件_B社

• チーム「管理部」（経理・総務＋社長）

• チャネル：経理／総務

• プライベートチャネル：人事・給与（担当者のみ）

• チーム「社外_A社」（社内担当者＋A社のゲスト）

• チャネル：共有資料／打ち合わせ

取引先と共有するチームを「社外_」で始まる名前にしておくと、「このチームには外部の人がいる」と一目で分かり、誤って社内資料を置くミスを防げます。

命名ルールの例

フォルダやファイルの名前は、最初に3つだけ決めておけば十分です。

• 日付は先頭に「YYYYMMDD」：例「20261014_提案書_A社.pptx」。並べ替えたときに日付順になります

• 「最新版」「修正版」「final」を名前に入れない：SharePointには「バージョン履歴」があり、同じファイルを上書きすれば過去の版に戻せます。名前で版を管理すると、かえって最新版が分からなくなります

• パスを深くしすぎない：公式の制限では、ファイル名を含むパス全体は400文字までです。フォルダは3〜4階層までを目安にします

同期は「ショートカットを追加」が便利

SharePointのファイルをエクスプローラーから使いたい場合は、共有フォルダをOneDriveの「マイファイル」にショートカットとして追加し、OneDriveアプリで同期する方法があります。公式ヘルプでは、追加した共有フォルダは自分のOneDriveの容量を使わないこと、アクセス権がなくなったフォルダは自動でOneDriveから外れることが案内されています。

ただし、公式には同期するファイル数は1つのライブラリ（またはショートカットを含む同期対象全体）で30万ファイル以内が推奨されています。全社のファイルを丸ごと同期するのではなく、自分が使うチャネルだけをショートカットに追加するのがおすすめです。

なお、ショートカットを外すときは「ショートカットの削除」を選びます。フォルダそのものを削除すると、共有している全員から消えてしまうので注意してください。

共有リンクの選び方：4種類の違い

OneDriveやSharePointでファイルを共有するときは、「リンクの設定」で誰が開けるかを選べます。公式ヘルプで案内されている選択肢は次の4つです。

• すべてのユーザー（Anyone）｜開ける人：リンクを知っている人なら誰でも（社外も、転送された人も） ／ 使う場面：原則使わない。使うなら期限付きで

• 組織内のユーザー｜開ける人：社内の人ならリンクを知っていれば誰でも ／ 使う場面：全社向けの資料を社内で回すとき

• アクセス権を持つユーザー｜開ける人：すでにアクセス権がある人だけ（権限は変わらない） ／ 使う場面：チャネルの資料を社内チャットで案内するとき

• 特定のユーザー｜開ける人：指定した人だけ。転送されても他の人は開けない ／ 使う場面：取引先など、相手を限定したいとき

迷ったら、社内は「アクセス権を持つユーザー」、社外は「特定のユーザー」と覚えておけば大きな失敗はありません。

「すべてのユーザー」のリンクは、メールが転送されたりリンクが他の場所に貼られたりすると、意図しない人も開けてしまいます。どうしても使う場合は、有効期限の設定やダウンロードのブロックを組み合わせます。

外部共有は「組織→サイト」の2段階で絞る

管理者は、SharePoint管理センターで外部共有の範囲を設定できます。公式ドキュメントでは、組織レベルの設定として次の4段階が案内されています。

• すべてのユーザー（Anyone）

• 新規および既存のゲスト

• 既存のゲスト

• 組織内のユーザーのみ

さらに、サイトごとに設定でき、サイトの設定は組織の設定と同じか、より厳しくしかできません。OneDriveも、SharePointの設定より厳しくはできますが、緩くはできません。

小さな会社なら、次のような設定が現実的です。

• 組織全体：「新規および既存のゲスト」まで（「すべてのユーザー」は使わない）

• 社内用のチーム／サイト：「組織内のユーザーのみ」

• 「社外_」のチーム／サイト：「新規および既存のゲスト」

• OneDrive：「組織内のユーザーのみ」または「既存のゲスト」

こうしておくと、外部と共有できるのは「社外_」のチームだけになり、個人のOneDriveから会社の資料が勝手に社外へ出ていくのを防げます。

→ AI業務ツールを導入する前に、権限を設計する｜便利さと情報管理を両立する6つの視点

退職・異動時の手順：OneDriveはいつ消える？

「退職者のOneDriveのデータ」がどうなるのか、公式ドキュメント（OneDriveの保持と削除）の内容を整理します。

公式の仕様（2026年10月時点）

• OneDriveの削除処理が始まるのは、ユーザーアカウントがMicrosoft Entra IDから削除されたときです。サインインのブロックやライセンスの削除だけでは始まりません

• 削除された場合の既定の保持期間は30日です。管理者はSharePoint管理センターやPowerShellで変更できます

• 既定では、削除されたユーザーのマネージャーに、そのOneDriveへのアクセス権が自動で付与されます（SharePoint管理センターの「アクセスの委任を有効にする」がオンで、Entra IDにマネージャーが設定されている場合）。マネージャーがいない場合はセカンダリ所有者に付与されます

• マネージャー（またはセカンダリ所有者）には、アクセス権が付与された旨と、保持期間後に削除される旨のメールが届き、保持期間が切れる7日前にもリマインドのメールが届きます

• 保持期間が過ぎると、OneDriveはサイトコレクションのごみ箱に移り、93日間保持されます。この時点で、そのOneDriveから共有されていた内容には誰もアクセスできなくなり、復元にはPowerShellが必要です

• ライセンスのない状態が続いたOneDriveは、未ライセンス93日目に自動でアーカイブされます。アーカイブは有料の状態で、未払いの状態が12か月続くとデータが削除される場合がある、と案内されています

ここで気をつけたいのは、「ライセンスを外して放置」は安全ではないことです。削除処理は始まらないものの、93日目にアーカイブされ、費用や手間が発生する可能性があります。退職者のデータは、期限を決めて移す・削除するのが基本です。

小さな会社の退職・異動手順

1. 退職日の2週間前まで：業務ファイルをSharePointへ移す
   本人と上司で、OneDriveの中から会社として残すファイルを選び、該当チャネルのフォルダへ移動します。チャットで送ったファイル（「Microsoft Teams Chat Files」など）も確認します

2. 退職日の前まで：共有リンクと所有者を棚卸しする
   本人が作った外部共有リンクを確認し、不要なものは停止します。本人がチームの唯一の所有者になっていないかも確認し、別の所有者を追加します

3. 退職日：サインインをブロックする
   アカウントへのアクセスを止めます。この時点ではまだアカウントを削除しません

4. 退職後すぐ：マネージャーが残りを確認する
   上司（または管理者）が、残っているOneDriveの中身を確認し、必要なものをSharePointへ移します

5. 確認が終わったら：アカウントを削除する
   削除すると、既定で30日の保持期間が始まります。メールボックスなど他のデータの扱いもあわせて確認してから削除します

異動の場合は、アカウントは残るので、チームのメンバーを付け替えるだけで済みます。これも「会社の資料はSharePoint」にしておくメリットです。OneDriveに資料を抱えたまま異動すると、元の部署の人が資料にアクセスできなくなります。

よくある失敗3つ

失敗1：個人のOneDriveに会社の資料を置いている

最も多い失敗です。「とりあえず自分のOneDriveに保存して、必要な人に共有」を続けると、誰が何を持っているか会社として把握できなくなります。そして退職の直前に「あの資料がない」と慌てることになります。

対策：完成した資料・共有する資料は、SharePoint（チャネル）に置くことをルールにします。OneDriveは「下書き専用」と考えます。

失敗2：「すべてのユーザー」リンクを気軽に使っている

取引先に送るたびに「すべてのユーザー」のリンクを作っていると、リンクを知っていれば誰でも開ける状態が会社のあちこちに残ります。プロジェクトが終わっても、リンクは生き続けます。

対策：管理者が組織レベルで「すべてのユーザー」を使えないように設定するか、使う場合は有効期限を必須にします。社外とは「特定のユーザー」リンクか、「社外_」のチームで共有します。

失敗3：チャットでファイルを送り合い、最新版が分散する

Teamsのチャットで「修正しました」とファイルを添付し合うと、各自のOneDriveに少しずつ違うファイルが増えていきます。どれが最新か分からず、古い版で作業してしまう原因になります。

対策：ファイルはチャネルに1つだけ置き、チャットではリンクを貼る。編集はそのファイルを直接開いて行い、版はバージョン履歴で管理します。

Copilot・AI時代に「権限の整理」が重要な理由

最後に、これからMicrosoft 365でAIを使う会社にとって、ファイルの置き場所と権限の整理がなぜ重要かを説明します。

Microsoftの公式ドキュメントでは、Microsoft 365 Copilotは、ユーザーが少なくとも閲覧権限を持つ組織のデータだけを表示すると説明されています。そのうえで、SharePointなどの権限モデルを使って、適切な人に適切なアクセス権を与えることが重要だと案内されています。

これは裏を返すと、「本来見せるべきでない資料に、実は権限が付いていた」場合、AIがそれを見つけて答えに使えるということです。たとえば、

• 「組織内のユーザー」リンクで共有していた人事資料

• 全員がメンバーのチームに置いていた給与関連のファイル

などは、これまで「誰も探さないから見られていなかった」だけで、AIに聞けば出てくる可能性があります。

この記事で紹介した「会社の資料はSharePoint」「チームはアクセスできる人の範囲で分ける」「機密資料はメンバーを絞る」「すべてのユーザーリンクを使わない」というルールは、そのままAIを安全に使うための土台にもなります。無料で使えるCopilot Chatから始める場合も、先に権限を整理しておくと安心です。

→ Microsoft 365 Copilot Chatは無料で何ができる？小さな会社の使い方と情報漏えい対策

kintoneを併用している会社なら、kintoneの添付ファイルをSharePointに保存して置き場所をそろえる方法もあります。ファイルの置き場所が1か所にまとまるほど、AIでの検索や活用もしやすくなります。

→ kintoneの添付ファイルをSharePointに自動保存する方法｜容量不足とファイル探しを同時に解決

まとめ

• OneDriveは個人の持ち物、SharePointはチームの持ち物。Teamsのチャネルのファイルの実体はSharePoint、チャットで送ったファイルは送信者のOneDrive

• 置き場所は「下書き＝OneDrive、会社の資料＝SharePoint（チャネル）、社外共有＝専用チーム」

• フォルダは「チーム（見られる人の範囲）／チャネル（業務）／フォルダ（年度・種類）」の3階層。ファイル名に「最新版」を入れず、バージョン履歴を使う

• 共有リンクは、社内は「アクセス権を持つユーザー」、社外は「特定のユーザー」。「すべてのユーザー」は原則使わない

• 退職時は、ライセンス削除だけではOneDriveの削除処理は始まらない。業務ファイルを事前にSharePointへ移し、マネージャーの確認後にアカウントを削除する（既定の保持期間は30日）

ファイル共有のルールは、会社が小さいうちに決めるほど簡単です。まずは「会社の資料はSharePointに置く」の1つだけでも、今日から始めてみてください。

※情報は2026年10月時点の公式情報に基づきます。容量・保持期間・画面の名称などは変更される場合があるため、設定前に必ずMicrosoftの公式サイトで最新情報をご確認ください。

参考：

• Microsoft Teams のファイル ストレージ（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/office/file-storage-in-teams-df5cc0a5-d1bb-414c-8870-46c6eb76686a

• Overview of Teams and SharePoint integration（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/teams-connected-sites

• OneDrive service description（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/onedrive-for-business-service-description

• SharePoint limits（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits

• OneDrive retention and deletion（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/sharepoint/retention-and-deletion

• Turn external sharing on or off for SharePoint and OneDrive（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/turn-external-sharing-on-or-off

• OneDrive のファイルとフォルダーを共有する（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/office/c3a4542e-94ee-4c50-8a3b-ab6fcab885d6

• OneDrive の共有フォルダーにショートカットを追加する（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/onedrive/add-shortcuts-to-shared-folders-in-onedrive

• Microsoft 365 Copilot（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/DeployOffice/privacy/microsoft-365-copilot