SharePointリストとkintoneの違い｜Microsoft Listsで代替できる業務・できない業務の見分け方
SharePointリスト（Microsoft Lists）とkintoneの違いは、ひと言でいえば「表として管理する道具」か「業務の流れごと管理する道具」かです。Microsoft 365を契約していればListsは追加費用なしで使えるため、「kintoneを入れなくてもListsで足りるのでは？」と考えるのは自然なことです。
結論から言うと、少人数・少件数・承認が1段階程度の台帳なら、Listsで十分です。一方で、件数が数千件を超えて増え続ける、承認ルートが複数段階ある、他の台帳との関連を画面で追いたい、現場が自分でアプリを直したい、のどれかに当てはまるなら、kintoneのほうが運用は楽になります。
この記事では、Microsoft公式ドキュメントで確認できるListsの制限値を一つずつ確認しながら、「Lists単体でどこまで代替できるか」を判定できるように整理します。kintoneとMicrosoft 365をどう役割分担するか、という話は別の記事にまとめているので、ここではListsだけで済ませられるかどうかに絞ります。
→ kintoneとMicrosoft 365は併用すべき？SharePoint・Power Appsとの違いと「二重投資」にならない役割分担
結論：Listsは「軽い台帳」、kintoneは「流れのある業務」
先に、判断の目安をまとめます。
Listsで十分：備品台帳、問い合わせメモ、タスク一覧、イベント参加者リストなど。件数が少なめで、承認は「誰か1人がOKすれば終わり」程度
kintoneが向く：案件管理、申請・稟議、顧客台帳と対応履歴など。ステータスが何段階もあり、件数が積み上がり、他の台帳とつながる
併用：社内の連絡やファイルはMicrosoft 365、状態が変わる業務データはkintone
どちらも「表に項目を作って、データを入れて、ビューで絞り込む」という見た目はよく似ています。違いが出るのは、データが増えたとき、承認が複雑になったとき、権限を細かく分けたいときです。以下、Listsの「限界」になりやすいポイントを順に見ていきます。
そもそもMicrosoft Lists（SharePointリスト）で何ができる？
Microsoft Listsは、SharePointのリスト機能を単独のアプリとして使いやすくしたものです。Microsoftの公式ドキュメントでも、Microsoft ListsとSharePointリストは同じリスト基盤の上に作られていると説明されています。つまり、「Lists」と「SharePointリスト」は呼び方が違うだけで、制限値も基本的に同じだと考えてください。
Listsでできることは、主に次のとおりです。
列（テキスト、数値、日付、選択肢、ユーザー、はい/いいえ など）を作って表形式で管理
ビュー（一覧、カレンダー、ギャラリー、ボード）で表示を切り替え
列の書式設定で、ステータスごとに色を付ける
他のリストを参照する「ルックアップ列」
計算列（同じ行の値を使った計算）
アイテムへのファイル添付（1ファイル250MBまで）
承認の依頼（後述）
Power Automateと組み合わせた自動化
Microsoft 365 Business Basic以上のプランに含まれており、Basicは2026年10月時点で1ユーザー月1,049円（年契約・年払い・税抜）です。Basicで足りるかどうかは別記事で詳しく比較しています。
→ Microsoft 365 Business BasicとStandardどっち？2026年7月値上げ後に小さな会社が見る5つの判断軸
「追加費用ゼロで、表形式の台帳が作れる」。これがListsの最大の魅力です。
Listsの限界1：ビューのしきい値「5,000件」
いちばん有名な制限が、リストビューのしきい値（5,000アイテム）です。
Microsoftのサポートページでは、リストビューのしきい値は既定で5,000アイテムで、クエリなどのデータベース操作で一度に処理できるアイテム数の上限だと説明されています。しかも、SharePoint（Microsoft 365）ではこの値は変更できないと明記されています。
誤解されやすいのですが、「5,000件までしか保存できない」わけではありません。リストには最大3,000万アイテムまで保存できます。問題になるのは、5,000件を超えたリストで、絞り込みのない「全件ビュー」や並べ替え・グループ化を使ったときです。
対策としてMicrosoftが案内しているのは、主に次の2つです。
よく絞り込みに使う列にインデックスを付ける
ビューにフィルターをかけて、一度に返す件数を5,000件未満に抑える
つまり、件数が増えるほど、ビュー設計とインデックスの管理が必要になります。小さな会社で年間数百件の備品台帳なら問題になりませんが、問い合わせ履歴や日報のように毎日積み上がるデータだと、数年で5,000件を超えます。そのとき「全件を日付順に並べて見る」という一番素朴な使い方が引っかかりやすくなる、という点は覚えておきましょう。
kintone側にもアプリ数などの上限はありますが、「一覧が5,000件を超えたらビュー設計を見直す」というListsのような運用を前提にする場面は少なく、現場の担当者が一覧や絞り込みを自分で作り直しやすいのが特徴です。
Listsの限界2：ルックアップ列は「12列」と型の制約
Listsで「顧客リスト」と「案件リスト」をつなぐには、ルックアップ列を使います。ここにもいくつか制約があります。
1つのビューで使えるルックアップ系の列は既定で12列まで（ユーザー列なども結合として数えられます）。超えると「ルックアップ列のしきい値を超えた」というエラーになります
ルックアップ列は同じサイト内で作って使う前提です
参照先として選べる列の種類は、1行テキスト・数値・日付・ルックアップ（単一値）などに限られ、選択肢、複数行テキスト、ユーザー、はい/いいえ、通貨、計算列などは参照できないと公式に案内されています
さらに大事なのは、「この顧客に紐づく案件一覧を、顧客の画面に表示する」という使い方が標準では手軽にできないことです。ルックアップは「案件から顧客を選ぶ」方向は得意ですが、逆方向の一覧を画面に出すには、ビューのフィルターを工夫するか、Power Appsなどで作り込む必要があります。
kintoneには、これを標準機能で実現する関連レコード一覧があります。公式ヘルプでは「指定した条件に一致するレコードを、レコード詳細画面に表示する機能」と説明されています。顧客の画面を開けば、その顧客の案件・問い合わせ・見積が並んで見える。この「台帳同士をつないで見る」体験が、両者のいちばん分かりやすい差です。
Listsの限界3：計算列は「同じ行」の中だけ
Listsの計算列は、Excelの数式に近い書き方で使えますが、公式ドキュメントには次の制約が書かれています。
現在の行以外の値は参照できない
他のリストやライブラリの値は参照できない
TODAY関数やME関数は計算列では使えない（列の既定値では使える）
新しく追加した行のIDは、計算時点では参照できない
たとえば「期限まであと何日」を計算列で常に正しく出す、「明細の合計を親の申請に自動で集計する」といった処理は、Lists単体では難しく、Power Automateで値を書き込むなどの工夫が必要になります。
kintoneでは、計算フィールドに加えてテーブル（明細行）をレコードの中に持てるため、経費や購買の明細を1件の申請にまとめて合計する、といった帳票的な使い方が標準機能で組めます。
Listsの限界4：承認は「1回きり」が基本
Listsの承認機能（Approvals in Lists）
Listsには、リストやドキュメントライブラリに承認機能を追加する仕組みがあります。2026年10月時点でも、Microsoftのサポートページで「Approvals in Lists & Document Libraries」として手順が案内されています。
公式ページで確認できる主なポイントは次のとおりです。
「統合」メニューの「承認の構成」から有効化する。「承認付きの出張申請（Travel requests with approvals）」などのテンプレートからも作れる
アイテムを選んで「承認を依頼」し、承認者を1人以上指定する
既定では承認者のうち誰か1人が承認すれば承認済みになる。全員の承認を必須にもできる
承認者はリスト上か、Teamsの承認アプリから承認・却下・再割り当てができる
「承認の状態」列などにはその時点の最新状況が表示され、完全な履歴はTeamsの承認アプリで確認するよう案内されている
一方で、注意書きとして次の点も明記されています。
承認者にそのアイテムの閲覧権限がない場合、承認依頼を送ってもアイテムが自動で共有されるわけではない
承認依頼中に元のアイテムが編集・削除されると、承認依頼は自動でキャンセルされる
承認を有効にしたリストではListsの同期が自動でオフになる
公式ページを見る限り、「課長→部長→経理」のような多段階の承認ルートや、金額による分岐を設定する機能は案内されていません。多段階にしたい場合は、Power Automateで承認フローを組むのが一般的です。
Power Automateで作る場合
Power AutomateはMicrosoft 365のプランに含まれる範囲（標準コネクタ）でも、承認フローを作れます。ただし、条件分岐や差し戻しを含むフローは、作った人以外が直しにくくなりがちです。担当者が退職したらフローの中身が誰にも分からない、という状態は小さな会社ほど起きやすいので注意が必要です。
kintoneのプロセス管理
kintoneのプロセス管理は、アプリの設定画面でステータス、作業者、アクション（「承認する」「差し戻す」などのボタン）を定義する仕組みです。条件によって次のステータスを分けたり、ステータスごとに作業者を変えたりでき、作業者になった人には通知が届きます。
承認ルートの見た目は設定画面の表そのものなので、承認ルートの変更を現場の管理者が自分で直せるのが強みです。
軽い承認はTeamsの承認アプリ、記録が必要な申請はkintone、という線引きについては、こちらで詳しく書いています。
→ Teamsの承認アプリとkintone承認はどう使い分ける？｜軽い稟議と記録が要る申請の線引き
Listsの限界5：権限設計とモバイル
権限は「継承を切る」設計になる
Listsの権限は、基本的にSharePointサイトの権限を引き継ぎます。特定のリストや特定のアイテムだけ見せ方を変えたいときは、権限の継承を切って個別に設定します。
SharePoint Onlineの公式の制限値では、リストやライブラリ内のアイテムに設定できる一意の権限は最大50,000、一般的な推奨は5,000までとされています。上限そのものは小さな会社で困る数字ではありませんが、アイテムごとに権限を切り始めると、誰が何を見られるのか把握しにくくなるのが現実的な問題です。
kintoneは、アプリ・レコード・フィールドの3層でアクセス権を設定できます。「給与関連の項目だけ総務と経営者にしか見せない」といった項目単位の制御を標準機能で設定できるのは、kintoneの分かりやすい強みです。Listsで同じことをしたい場合は、リストを分けて権限を切り替えるなど、構造側で工夫する必要があります。
Listsのモバイルアプリは提供終了
意外と知られていないのが、Microsoft Listsのモバイルアプリ（iOS/Android）が2025年11月中旬に提供終了していることです。Microsoftのサポートページでは、App StoreとGoogle Playから削除されたこと、今後はモバイルWeb版へ切り替えるよう案内されています。
外出先からスマホで入力・確認したい業務では、ブラウザで使い勝手が足りるかを事前に試しておきましょう。kintoneは公式のモバイルアプリが提供されているので、スマホ入力が多い業務では両方を実機で触って比べるのがおすすめです。
kintone側の前提：料金とコースの選び方
kintoneは有料なので、Listsと比べるときは費用も押さえておく必要があります。2026年10月時点の公式料金ページでは、次のとおりです（税抜）。
ライト｜月額（1ユーザー）：1,000円 ／ 最低契約：10ユーザー ／ アプリ数上限：200 ／ ディスク容量：5GB×ユーザー数
スタンダード｜月額（1ユーザー）：1,800円 ／ 最低契約：10ユーザー ／ アプリ数上限：1,000 ／ ディスク容量：5GB×ユーザー数
最低10ユーザーからなので、3人で使っても月10,000円（ライト）〜18,000円（スタンダード）かかります。30日間の無料お試しも用意されています。
プロセス管理や関連レコード一覧は、kintoneの基本機能として使えます。一方で、プラグインやJavaScriptカスタマイズ、外部サービスとの連携を前提にするなら、コースごとの対応範囲を公式で確認したうえで、スタンダードを選ぶのが基本です。
→ kintoneライトとスタンダードの違い｜小さな会社はどっちを選ぶ？料金・できないこと・後から変更の注意点【2026年版】
比較表：Listsとkintoneはどこが違う？
ここまでの内容を表にまとめます。
追加費用｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：M365に含まれる ／ kintone：ライト1,000円／スタンダード1,800円（1ユーザー・月、最低10ユーザー）
大量データ｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：保存は最大3,000万件。ただしビューのしきい値5,000件（変更不可）を意識した設計が必要 ／ kintone：Listsほどビューの件数を意識せず、一覧・絞り込みを現場で作りやすい
他の台帳との関連｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：ルックアップ列（ビューあたり12列、参照できる型に制約）。逆方向の一覧表示は工夫が必要 ／ kintone：関連レコード一覧で、関連データを詳細画面に表示
計算｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：同じ行の中だけ。他リスト参照・TODAYは不可 ／ kintone：計算フィールド＋テーブル（明細行）で集計
承認｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：承認機能（誰か1人 or 全員）。多段階はPower Automate ／ kintone：プロセス管理でステータス・作業者・分岐を設定
権限｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：サイト権限を継承。個別は継承を切って設定 ／ kintone：アプリ・レコード・フィールドの3層
スマホ｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：モバイルアプリは2025年11月に終了、モバイルWeb版 ／ kintone：公式モバイルアプリあり
拡張｜Microsoft Lists（SharePointリスト）：Power Automate／Power Appsと組み合わせ ／ kintone：プラグイン・連携サービス（コースにより異なる）
表で見ると機能差が目立ちますが、Listsが劣っているという意味ではありません。追加費用ゼロで、Microsoft 365のアカウントのまま使えるのは大きな利点です。大事なのは、自社の業務がListsの「得意な範囲」に収まるかどうかです。
判定チャート：Listsで十分？kintoneが向く？
迷ったら、次の5つの質問に順番に答えてみてください。
Q1. データは年間何件くらい増える？
数年で5,000件を超えそうなら、Listsではビュー設計とインデックスの運用が必要になります。それを管理できる担当者がいるかが分かれ目です。
Q2. 承認は何段階ある？
「上長1人がOKすれば終わり」ならListsの承認機能で十分です。2段階以上、金額での分岐、差し戻しがあるなら、kintoneのプロセス管理か、Power Automateでの作り込みが必要です。
Q3. 他の台帳とつないで見たい？
顧客と案件、案件と見積、社員と申請のように、台帳同士をつないで画面で見たいなら、kintoneの関連レコード一覧が効きます。
Q4. 項目ごとに見せる人を変えたい？
金額や個人情報など、特定の項目だけ見せる人を限定したいならkintoneが向きます。
Q5. 外出先のスマホ入力が多い？
現場からのスマホ入力が中心なら、ListsのモバイルWeb版で足りるか、事前に試しましょう。
5つすべて「いいえ」ならListsで十分です。2つ以上「はい」が付くなら、kintoneを検討する価値があります。
使い分けの具体例
判定の結果を、よくある業務に当てはめるとこうなります。
備品・PC台帳｜おすすめ：Lists ／ 理由：件数が少なく、承認もほぼ不要
社内イベントの参加者管理｜おすすめ：Lists ／ 理由：一時的なリスト。Microsoft 365内で完結
簡単な休暇・外出の届出｜おすすめ：Lists（承認機能） ／ 理由：承認は1人で完結。Teamsで承認できる
案件・商談管理｜おすすめ：kintone ／ 理由：顧客や見積との関連、ステータス管理が中心
稟議・購買申請｜おすすめ：kintone ／ 理由：多段階承認、金額分岐、明細の集計
顧客台帳と対応履歴｜おすすめ：kintone ／ 理由：件数が積み上がり、関連レコードで履歴を見たい
併用するならこう分ける
すでにMicrosoft 365を使っている会社がkintoneを入れる場合も、Listsを捨てる必要はありません。
Lists：社員全員が見る軽い台帳、一時的なリスト、Teamsのタブに貼る共有リスト
kintone：状態が変わる業務データ、承認、台帳同士の関連
SharePoint／OneDrive：契約書や見積書などのファイル
kintoneのユーザーは「日常的に業務データを触る人」だけに絞り、それ以外の社員はListsやTeamsで済ませる、という分け方にすると、ライセンス費用も抑えられます。ファイルの置き場所をSharePointに寄せたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
→ kintoneの添付ファイルをSharePointに自動保存する方法｜容量不足とファイル探しを同時に解決
よくある失敗パターン
失敗1：Listsで始めて、5,000件で慌てる
最初は快適だった問い合わせリストが、数年後に5,000件を超えて、並べ替えやグループ化がエラーになる。よくあるパターンです。最初からインデックスを付ける列と、絞り込み済みのビューを用意しておくだけでも、後の手間はかなり減ります。
失敗2：Power Automateで多段階承認を作り込み、誰も直せない
Listsの不足をPower Automateで補うこと自体は悪くありません。ただし、フローが複雑になるほど属人化します。承認ルートの変更が年に何度もある業務は、最初からkintoneのプロセス管理で作ったほうが、総コストが小さく済むことが多いです。
失敗3：「無料だから」で全部Listsに寄せる
Listsは追加費用ゼロですが、限界を補うための作り込み時間はゼロではありません。作る人・直す人の時間も費用として比べるのがおすすめです。
まとめ：Listsは「足りる範囲」を決めて使う
SharePointリスト（Microsoft Lists）は追加費用ゼロの軽い台帳として優秀
限界になりやすいのは、ビューのしきい値5,000件、ルックアップ12列と型の制約、同じ行だけの計算列、1段階が基本の承認、モバイルアプリ終了
多段階承認・台帳同士の関連・項目単位の権限・積み上がるデータが必要ならkintone
迷ったら5つの質問で判定し、2つ以上「はい」ならkintoneを検討
併用するなら、軽い台帳はLists、流れのある業務はkintone、ファイルはSharePoint
「Listsで足りるか」を最初に見極めておけば、無理な作り込みも、不要なkintoneライセンスも避けられます。まずは自社の業務を5つの質問に当てはめてみてください。
※情報は2026年10月時点の公式情報に基づきます。料金・仕様・提供状況は変更される場合があるため、最新情報は各公式サイトでご確認ください。
参考：
SharePoint の制限（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/ja-jp/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits
大きなリストとライブラリを管理する（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/ja-jp/office/manage-large-lists-and-libraries-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59
リスト内のアイテム数がリスト ビューのしきい値を超える（Microsoft Learn）https://learn.microsoft.com/ja-jp/troubleshoot/sharepoint/lists-and-libraries/items-exceeds-list-view-threshold
参照列を使用してリストの関係を作成する（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/ja-jp/office/create-list-relationships-by-using-lookup-columns-80a3e0a6-8016-41fb-ad09-8bf16d490632
SharePoint の数式と関数の概要（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/en-us/sharepoint/libraries/introduction-to-sharepoint-formulas-and-functions
Approvals in Lists & Document Libraries（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/en-us/office/approvals-in-lists-2bd0954d-5797-4be3-b78a-846f26338e17
Get started with Microsoft Lists in iOS（Microsoft サポート）https://support.microsoft.com/office/get-started-with-microsoft-lists-in-ios-6abf88b7-4c91-4af2-87c5-8d94afe34623
Microsoft 365 Business プラン比較（Microsoft）https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products
kintone 料金（サイボウズ）https://kintone.cybozu.co.jp/price/
アクションの実行条件を設定する（kintone ヘルプ）https://jp.kintone.help/k/ja/app/process/set_action_conditions
関連レコード一覧とは（kintone ヘルプ）https://jp.kintone.help/k/ja/app/form/related_records/whats_relatedrecords
